一、场景痛点：原有系统“用不了、改不动、换不起”

中铁十六局物贸公司是中铁十六局集团旗下负责物资贸易业务的专业子公司，年经营收入超400亿元，下设5个区域分公司、7个事业部、8个机关部室。

公司原本有一套功能完善的管理系统，但随着业务的快速发展，这套系统越来越“不跟脚”：

1.业务跑得快，系统跟不上

公司年收入超400亿，供应商1000多个、客户近500个，业务体量和管理复杂度逐年攀升。

原有系统功能固化，无法响应新的管理需求——业务部门想要新增一个审批流程、调整一个报表格式，都需要找原厂商付费修改，周期长、成本高。

2.原系统“锁死”，无法二次开发

这家软件厂商后期维护跟不上，系统不支持二次开发，功能不能修改、不能扩展，也无法与其他系统集成。业务部门只能“将就着用”，大量数据导出到Excel进行二次加工，效率低下且易出错。

3.换系统代价太大，进退两难

市场上成熟的ERP系统动辄数百万，实施周期半年以上，且同样存在“二次开发难”的问题。公司陷入了“旧系统不好用、新系统换不起”的尴尬境地。

二、方案简介：从“等厂商改系统”到“业务人员自己搭”

公司决策者之一的刘总（非科班出身，无代码开发基础）在对云表进行充分调研测试后，通过业余时间自学+参加培训班的方式，快速掌握了云表开发方法，并带动公司20余名业务部门的同事，利用业余时间开发系统。

短短几个月，成功替换了原有管理系统，后续还成立了创新工作室，组织20余人兼职完成系统的持续扩展和二次开发。

（新闻报道）

系统以“业、财、税一体化”为设计原则，已拥有系统管理、基础数据、法律风控、办公协同、市场经营、结算管理、财务管理、统计分析等8个模块，管理供应商1000多个、客户近500个，累计经营流水600亿元，已获得国家计算机软件著作权。

核心改善数据对比表

三、方案亮点：“业财税一体化”六大设计理念

该系统的核心价值不在于技术有多先进，而在于其顶层设计理念。刘总团队提出了六大设计原则并完整落地：

1.数据集成

横向打通不同业务部门（经管、财务、法务）的数据，纵向贯通同一业务的历史数据，所有原始数据“一次录入、多处调用”。公司内部形成“数联网”，各层级指令和信息畅通无阻。

2.合同为基

合同在系统中就像人的“身份证”——没有合同的业务寸步难行。发货通知必须引用已签订的合同，结算必须基于合同，付款必须关联合同。这一设计从制度层面和技术层面双重保障了“先签合同后干活”的企业规则落地。

3.管理内嵌

将企业的规章制度、审批流程、控制要求等“固化”到系统中。发货超过客户授信额度自动拦截，付款超过合同额度无法提交——让系统“替人管理”，而不是“等人管理”。

4.业务驱动

发货确认后自动推送数据到出入库控制台，结算完成后自动推送数据到开票控制台。前面环节的数据驱动后续环节自动开展，无需人工干预，大大提升管理效率。

5.业务互证

关联业务相互验证。例如，经管部门的结算台账和财务部门的开票数据自动比对，不一致时系统预警，确保数据准确性。

6.伺服监控

系统实时监控各项业务的执行情况，对违规或错误操作实时预警。例如，订货函发出2个月内仍未签订合同，系统自动发出预警。

四、产品功能介绍：八大模块覆盖“经营-结算-财务-分析”全链路

本系统围绕物资贸易企业的业务主线，设计以下核心功能模块：

1. 系统管理模块

• 组织机构

将公司现实的组织机构系统完整的嵌入系统，并保证与实体的管理组织机构同步更新。组织机构模块明确了公司的机构设置、各机构的管理层级和上下级关系、各部门内部的岗位设置，为系统的运行奠定了坚实的组织基础；

（组织机构）

• 用户管理

系统的运行由人来控制，用户模块用来解决控制、使用系统的人员问题。通过将用户与组织机构对接，根据各自现实的岗位和职能，与系统中的组织机构中的管理层级、部门、岗位对号入座，实现了用户与组织架构的完美对接。

人员变动时，只需更改其在组织机构管理层级、部门、岗位即可，与现实管理的人员变更、岗位和职责变更一致。管理员可对系统中的用户进行全权控制。

（用户模块）

• 权限管理

本系统最小的权限单位为角色，每一角色均能完成特定的功能。

系统通过在组织机构模块中通过将角色赋于岗位，又通过将岗位赋于用户，从而使用户具有不同的权限。并且每位用户可以有多个岗位，每个岗位可以有多个角色，完美解决了现实中每位员工多岗位的权限问题。

（权限管理）

2.基础数据模块

• 物资编码库（四级分类，与国税编码库对接）

物资编码信息库分四级设置，方便根据不同的层级对公司完成的物资供应数量进行统计；物资编码与国税编码库完美对接，确保了每一种物资的物资编码与国税分类编码的对接，为按新要求开具增值税发票提供了保障；

（物资编码库）

（物资编码库）

• 客户库、供应商库（内置财务久琪系统对应编码）

公司客户库、供应商库等库在系统中不但有系统的编码，同时也内置了财务久琪系统对应客户、供应商的名字和编码，实现了业务系统和财务系统客户、供应商的一一对应，为相互传递数据奠定了基础。

（公司客户库）

（供应商库）

• 中铁建合作方警示名录（实时同步，业务时自动校验）

比如股份公司发布最新的合作方警示明录后，公司及时将对应的信息库内嵌入系统的基础数据模块，并与客户库和供应商库对接，实现了信息互通，方便在生产经营时对合作辨识；

（合作方警示名录）

• 国税分类编码库、公司发票信息库

如自2018年1月1日起，国税系统要求开具的增值税发票上要体现商品和服务税收分类编码对应的简称，公司及时将最新的“国税编码库”内嵌入系统并与物资编码库对接，通过后续的一键开票，完美实现了这一要求；为实现项目定位，系统将世界国家库、全国省市县库内置于系统并与具体的项目进行了关联，方便了对项目的管理。

（国税分类编码库截图）

3.办公协同模块

• 员工信息管理（领导一键查看员工基本信息）

系统开创性地将员工信息内嵌于系统，并设置了严格的权限，方便公司领导和干部管理人员及时了解员工的基本信息和基本情况，为强化企业关心员工提供了基础，也体现了建设集成系统的理念；

公司领导和干部人事管理部门依据各自的权限实现了一键查看员工基本信息，不用再专门调取员工档案或进入专业的人事管理系统查看，方便了对员工的管理。

（企业员工档案信息表）

• 车辆使用监控（加油、保险、维修、违章统一管理）

为加强公务用车核算，系统设立了车辆使用系统，强化了对车辆基本信息、加油、保险、维修保养、违章处理等信息的管理。

公司通过车辆管理系统，实时掌控公司的车辆运行里程、加油、保险、维护、违章处理等信息，为公务用车管理提供了信息化保障。

（物贸公司车辆管理台账报表）

4.法律风控模块

• 合同台账

登记了公司所有的生产经营合同的基本信息、合同清单信息以及签订完毕的合同电子版扫描件。

合同台账模块是一个动态的、全寿命周期监控的模块，记录了合同执行的整个生命周期的全部信息；除了初始录入的合同基本信息外，其他信息由合同动态监控、增加合同主体、合同映射、业务结算等模块实施将变化的信息写入合同台账模块，实现了合同的动态管理。

（合同台账）

合同管理台账模块的作用：

• 一是详细记录合同的基本信息、清单信息、合同的签订完毕的电子版扫扫描件、合同的签订、归档、账期、执行情况、涉诉或纠纷处理情况、合同状态情况等，是全寿命周期的监控写照；
• 二是对后续的结算、支付等生产经营业务提供合同支撑；
• 三是向市场经营模块推送承揽数据；
• 四是向财务管理模块推送印花税缴纳数据。

（合同台账模块业务联动图示）

• 合同动态监控

实施监控合同的履行情况，并将相应的信息回写到合同台账模块，是合同全寿命周期管理的重要组成部分。

（合同状态监控记录单）

• 合同映射

首创通过映射关系解决“一采多供、多采一供”问题，无需重复录入。在以往的贸易系统中，针对上述问题，大部分需要多次录入采购或供应合同，费时费力，还不利于管理。

公司在设计系统时，创造性地提出了合同映射的理念，认为上述问题只是反映合同之间的映射关系，无需重复录入合同，并成功加以解决。

利用合同映射，通过合同主体增加模块，将有关联的合同主体加入到合同台账的合同主体表中，解决了一采多供、多采一供、多采多供合同重复录入问题。

（合同状态监控记录单）

• 订货函管理：

公司规定要先签订合同后采购、销售，针对特殊情况必须采购或供货，但来不及签订合同的可以先签订订货函，并在2个月内签订合同。

此模块即为此而设计，订货函登记后，便纳入了系统的监控范围，2个月内仍未签订合同，系统会发出预警；同时此模块在计划物流模块填写发货通知时，如无合同，则可先引用此订货函进行发货通知登记。

• 合同/档案编号自动生成

为合同的自动编号和合同档案的自动编号而设计。

以往编号靠人工，效率低，易出错，编号人员不在时常会导致及不能及时编号，此两个模块即为解决此类问题而设计，本系统的合同以及档案全部采用自动编号，提高了工作效率、避免了人为干扰。

（合同编号及档案编号生成器）

（合同档案编号）

• 普法案例模块

此模块是为配合“七五普法”而设计，法律风控部根据企业生产经营的需要，持续收集各类相关的案例以及普法知识，嵌入普法案例模块，实现了“七五普法”一云端，进入系统的员工均有权查看系统案例，方便了全员知法、学法、用法。

（物贸公司普法案例）

5.市场经营模块

• 承揽台账

市场经营承揽台账数据由法律风控部门通过合同台账推送形成，承揽报表基于合同台账数据，实现了所有报表以及图示的一键自动生成，解决了以往人工填报报表效率低、劳动强度大、易出错的问题，极大地减轻了劳动强度，并能保证承揽数据与法律风控合同台账登记数据的一致性；

（物贸公司承揽合账）

• 一键生成各类承揽报表和图表

一键生成承揽台账、一键生成各类报表，极大地提高了工作效率，并且通过合同台账推送数据至承揽台账，保证了数出一门，加强了对承揽数据的管理

（物贸公司经营承揽情况表一经营类别详细划分）

（物贸公司经营承揽情况表一经营类别详细划分）

• 物资招标询价系统（线上招标，阳光采购）

线上招标询价系统将使招标由线下移至线上，提高了工作效率、加强了对招标、询价的管控，使招标、询价阳光运行成为了可能。

（物资招标询价系统）

6.结算管理模块（核心业务模块）

• 计划物流

发货通知→发货确认→出入库控制台→结算控制台，全业务流程线上管控，此模块为生产经营的核心模块。

包含发货通知、发货确认、出入库控制台、结算控制台、末次结算等子模块，涵盖了物资采购、供应的全业务流程，实现了全业务流程的控制，并与发票模块、合同台账模块、结算台账模块等关联，形成联动控制。

（计划物流控制系统运行示意图）

在合同签订完成后，下达计划流物首次发货通知标志着合同履行的开始，发货通知也标志着每次供货的开始。

管理要求：

1.在接到客户的发货要求后，要对供应商在计划物流系统中下达发货通知，由供应商根据发货通知供货，无通知不得要求供应商供货；

2.下达发货通知要依据采购、供应合同或订货函，无合同、订货函不得发货，并且要满足采购、供应合同或订货函成对时才可下达发货通知；

发货通知与发货确认业务联动：通过发货通知将客户的每一次发货要求和对下下达的发货通知均纳入公司的监管和管理范围，发货确认业务人员关注发货通知，并做好发货确认工作；在发货确认审核后，下达发货通知的人员能看到此次发货通知的收货情况，这样形成了业务联动。

(物贸公司经营承揽情况表-经营类别详细划分)

3.合同或订货函只能从法律风控部的合同台账模块调取，体现了合同对业务的高度控制作用。

如在下达发货通知时，发现无合同或订货函，业务人员首先要确认合同或订货函是否签订，其次会同法律风控部人员沟通，确认合同是否录入系统，如合同或订货函已签订但未录入系统，业务人员会督促法律风控部人员加紧录入系统，以满足发货通知要求，而无需领导或其他管理人员干预，这体现了业务互证的系统设计理念；

4.发货通知设置了客户的累计供货、回款、欠款的限额等信息，客户欠款超过限额后将限制发货，体现了客户欠款额度授信对发货的控制作用；

5.发货通知设计了多采购合同供货，即每次发货通知根据客户要求的物资品种，可同时对多个采购合同下达发货通知，大大提高了发货的灵活性和工作效率。

（发货记录确认登记）

• 计划物流发货确认子模块

发货确认业务人员密切关注发货通知的下达情况，并根据发货通知下达的时间准备发货确认工作。

管理要求：

1.发货确认业务人员要关注所辖范围的发货通知，如通知下达合理时间后未收到客户收货单据，就会与发货通知下达人员沟通，确认现场的发货情况，形成业务互动；

2.根据发货通知和收货数量填写发货确认单据。在接收到客户确认的收货单据后，发货确认人员引用对应的发货通知，并将收货单据所标明的数量填入对应发货通知清单中的发货确认位置。

如业务人员未能找到对应的发货通知，即使有客户的收货单据，也不能填制发货确认单据，此时业务人员便会与发货通知下达人沟通，确认是否下达发货通知，形成业务互证；

3.数据推送：出入库控制台只接受发货确认单推送的数据，多份发货确认数据形成汇总出入库数据。每张发货确认单审核后，发货确认数据将向出入库控制台进行推送，以便月末汇总出入库。数据推送完毕后，对应的出入控制台会将对应的出库单编号回写入发货确认单，这样每张发货确认单均与对应的出入库单据进行了绑定，形成了业务的联动。

（物贸公司发料确认单）

• 计划物流出入库控制台

计划物流出入库控制台接收来自发货确认单据的数据，在结算前形成出入库汇总表。根据管理要求，在出入库控制台要完成如下五项工作：

1.进行数量和价格确认：在出入库明细表中对发货确认单推送来的数量进行确认，形成出入库数据，对各采购、供应价格进行确认，形成出入库价格；数据确认无误后，进行审核锁定所有数据。
2.汇总出入库数据：将出入库明细表中的数据进行汇总，分别形成出库、入库汇总数据；
3.生成入库清单明细数据：如果入库采购数据中有多个供应商，则生成多条入库清单明细数据，每条入库清单明细将生成对应的入库单。
4.生成出入库报表数据：根据系统出入库汇总数据和入库清单明细，生成对应的出入库报表数据。
5.向结算控制台推送出入库数据：系统实现一键推送出入库数据到对应的销售、采购结算控制台，用于结算出单。结算控制台只接受出入库控制台推送的数据，确保了数据的来源唯一性。

（计划物料出入库控制台)

• 计划物流结算控制台

计划物流结算控制台分为销售结算控制台和采购结算控制台，分别完成如下的工作：

1.用来一键生成销售、采购结算单，并将结算数据推送至结算月报统计台账；

(结算控制台业务联动图示)

2.销售控制台审核后，根据开票申请时间，将数据推送至财务模块的销项发票开票控制台，由开票控制台将数据推送至税控机进行一键开具销项发票；销售控制台会自动匹配购买方和销售方开票信息，国税分类编码会自动匹配销售清单物资编码，这些自动匹配为一键开票的实现奠定了坚实的基础。

(销售结算控制中心）

（采购控制台）

• 进项发票匹配：采购控制台对收到的进项发票数据进行匹配登记。

（宜迅联采购协同进项发票库）

（进项发票匹配控制台）

• 支付平台

请款审批单采用“采购+供应双合同控制”，超额度自动拦截，目前即将进入测试的模块有请款登记模块、请款审核模块，已完全投入运行的模块有请款审批单模块和客户回款查询模块，其中请款审批单模块目前是支付平台的核心模块。

（请款审批单业务联动图示）

请款审批单模块是体现合同为基、管理内嵌、业务驱动、业务互证典型代表。其业务要求如下：

1. 每笔请款针对具体的供应商和具体的项目；

2.请款采用采购、供应双合同控制，缺一不可：请款必须自法律风控部合同台账引用具体的供应合同或订货函以及采购合同；如为订货函发货应指明。

3.请款的发票数据和付款数据采用经管、财务双数据控制,财务经管的发票、已付款数据必须一致或符合逻辑，才能请款；

4. 如有扣除事项，系统会自动调用，累计应付款为扣除相应款项后的真实数据；

5.货到付款的请款超出应付款会报警提示；预付款超过500万时，应填写实际已供货未结算的情况说明；

上述管理要求均在请款单中得以体现，并交由伺服监控来控制，其中任何一项不符合要求，均会进行相应的提示，并且如不改正则单据不会保存，通过系列控制，确保了请款业务的准确性，防范了请款风险。

（请款审批单）

• 债权债务管理

债权转移、代收代付等业务与结算联动，主要记载了合同履行过程中的债权转移、代收代付改直付等相关业务，并与结算月报台账等进行了对接，使债权转移与结算形成联动，确保公司结算数据的准确。债权转移数据经审批后，与公司其经管、财务数据进行对接并进行相应的调账工作。

（债权转移确认单）

• 结算台账

包括结算月报台账和结算台账两种模块，结算月报台账由结算控制台传递数据生成，结算台账由结算人员根据签订盖章的结算单手工录入生成，两种不同数据来源的结算台账形成相互验证，并确保数据一致，保证了结算台账数据的准确性。

发票交接共享台账

首创“共享台账”理念，经管、财务、业务三方共同确认，由经管人员、财务人员、业务人员分别对结算数据、进项发票收取、销项发票开具，发票传递交接等信息在同一台账中进行共同确认，在共建、共享、共同确认的过程中，实现了实时对账，确保发票账务数据的准确。

（物贸公司发票收发、交接共享台账）

• 统计报表模块

经管统计报表为集成报表，集成了产值、毛利，累计收款、付款，累计应收、应付，累计收付差、净应收等数据信息，并且是实时报表，一键生成。使经管数据为生产经营决策提供实时、准确数据变为了现实。

（经管统计报表）

7.财务管理模块

• 收款/付款控制台

收付款控制台上的客户、供应商同时记载了系统和财务系统的编码和名称，并一一对应，方便了系统和财务数据核对和交换；

收款控制台采用统收分填制度，对于每一笔收款，先进行整体登记，再根据供货的事业部对收款进行二次分配；

在收付款控制台均内置了累计采购、销售和累计收款、付款以及累计应收应付提示数据，以方便款项的登记工作；每月由财务对系统登记的收付款与财务账套登记的收付款进行对账核对，确保一致；

（付款登记控制台）

（收款登记控制台）

• 销项发票开票控制台

包括开票登记控制台和发票回写控制台两个子模块，是系统实现业务、税票一体化建设的重要组成部分。

开票登记控制台接收来自销售结算控制台的开票数据，经财务审核后，将数据推送至国税税控机，进行销项发票的开具；

销项发票开具后，开票接口程序会回传已开具的发票信息到发票回写控制台，并形成已开具销项发票的回写台账，方便系统对销项发票的管理工作。

（物贸公司销项发票开票登记控制台）

（物贸公司销项发票开票回写控制台）

• 印花税控制台

印花税控制台是为方便准确缴纳印花税而设置的业务模块。主要包括印花税缴纳台账、印花税缴纳控制台两个子模块。

（卬花税缴纳控制台）

印花税缴纳台账应纳税数据由合同台账进行推送，印花税缴纳控制台调取印花税缴纳台账数据，进行应缴纳印花税的分析并确认缴纳数据，实现了一键调取应纳税数据，一键确认应缴纳数据功能，方便、快捷、准确，减轻了劳动强度，提高了工作效率。

（印花税缴纳台账）

8.统计分析模块

• 产值分析、承揽对比分析、在手任务分析
• 进销差及毛利分析、收付款查询
• 应收账款/应付账款分析、日供货情况统计
• 所有报表一键生成、智能分析

五、小结：央企自主开发的样本意义

中铁十六局物贸公司这个故事最让人意外的点在于：这套系统不是IT部门开发的，而是一个非科班出身的业务领导带着20多个业务同事，利用业余时间搭出来的。

这背后透露了几个信号：

第一，“懂业务的人做系统”才是最优解

传统软件开发模式下，业务需求要写成文档、传给产品经理、再转给程序员，经过三四道传递，需求失真几乎是必然的。而业务人员自己搭系统，想要什么就画什么，所见即所得，没有任何信息损耗。

第二，央企也可以“轻装上阵”

很多人觉得央企体量大、流程复杂，必须上SAP、Oracle这类重型系统。但中铁十六局物贸公司用实践证明：年收入400亿、供应商1000多家的规模，用云表搭出来的系统照样能跑通“业财税一体化”全流程。

第三，系统要“随需而变”而不是“让人适应系统”

很多企业上了ERP之后发现，不是系统服务管理，而是管理要迁就系统——报表格式改不了、审批流程调不动。而云表这种零代码平台，业务需求变了，系统随时可以跟着变，这才是数字化该有的样子。

这个案例的样本意义在于：它证明了在大型央企内部，非IT背景的业务人员完全可以成为数字化建设的主力军。 

当系统真正掌握在懂业务的人手里，企业信息化就不再是“花钱买罪受”，而是“自己动手、丰衣足食”。