如何选择运输管理系统(TMS)？

fly 2025-05-22 次浏览

作者: fly 发布时间:2025-05-22 浏览次数:

简化运输流程、降低运输成本是任何企业在供应链及物流管理中必须遵循的首要云表提供[运输管理系统]解决方案[免费体验]

2025-05-22

随着未来的经济前景逐步看淡,供应链管理人员在管理不断增加的运输和不断复杂的运输需求上存在更多的压力,尤其是那些销售规模在5亿-50亿的企业。

然而,在经济不断反复萧条的压力下,使企业的服务水平和成本降低获得前所未有的提高。供应链及物流经理面临多方的挑战。

简化运输流程、降低运输成本是任何企业在供应链及物流管理中必须遵循的首要原则。运输管理系统(TMS)就是一个很好的工具。

有效降低运输成本

为了克服这些挑战,许多企业开始尝试合并或改善TMS,共同的利益驱动让全世界各许多企业加大了对TMS的关注。

而那些规模在在5亿-50亿的企业开始步入全球化阶段,选择和实施TMS又从中引起了很多问题:申请永久的软件授权还是采取“软件即服务(SaaS)”的方式;在企业内部实施还是由企业自己主导;在单独业务上实施还是在企业全面实施等等。

并且,TMS不仅仅只是业务决策,更是一种信息化战略、实施和企业支持问题。从理论上来讲,TMS在经济效益、技术可行以及组织管理上都具有实践意义。它所提出的“业务流程外包”理念可以帮助企业加快TMS的选择和实施,提高企业的运输效率。

一本《地球是平的》的经典着作让人们看到信息化技术正在“推平”整个地球,信息技术让世界变得越来越小。可是对于物流而言,“小世界”反而带来了更大的“大难题”。当每一天要应付全球运输资源配置的巨大挑战时,企业的物流经理无不是殚精竭虑。

特别是燃油价格不断上升,承运人必须“消化”这些问题带来的燃油附加费的增长。而能够有效处理燃油附加费的托运人将费用转嫁给客户,从而使其被“侵蚀”的利润达到最小化。

三种用法

选择TMS,可以从技术、流程和组织三个方面来考虑,使得运输管理更加有效率、有效益。

首先,要有效地整合企业的供应链,最重要的一点就是能够通过各种职能和团队了解物流和运输的信息。为了使货物运输可视化,越来越多的企业将TMS代替原有陈旧的管理系统或提高ERP的管理标准。TMS解决方案的选择不仅限于单一的(必须获得软件授权)系统。

目前,还有三种选择可以为企业采用TMS提供参考:由企业自己主导的软件研究、多用户共用的软件服务以及最常用的部分外包和由专门的软件服务商负责管理运输管理系统。第三种方式开始于九十年代,当时主要是为企业单独业务专门为运输用户设计。其存在的缺点是不能有效地管理大量的数据。

一般在许多企业当中,每一种运输方式(卡车、铁路、船舶和飞机)都有单独的人员、组织文化和技术。这种分类配置需要特有的软件和额外的硬件设施进行管理。因此,企业TMS系统的实施几乎都需要外部的支持和企业信息技术部门的协助。

软件授权使用(Licensing Arrangement)需要日常软件维护费用的每年支出,一般占购买原始软件费用的18%-22%。而永久授权使用方式也存在一定的变数,主要在IT部门的维护下,由企业运输部门的人员进行管理。

对于硬件来说,硬件可以外包给专门从事该项服务的公司来负责。永久授权的另一种形式是使用那些已经广泛应用、并已获永久授权的软件。但是,由于运输流程不断被企业外包,这种方式也只能作为私营企业采用。

20世纪以来,随着互联网业务不断兴起,TMS的另一种形式开始出现:基于互联网技术,多个企业共同租用软件服务。这种新出现的TMS形式一般由专业软件服务商研发和维护,通过互联网将有关模块授权给相关企业使用。与传统的TMS存在许多不同点。

那么,企业一般在什么情况下购买TMS,这主要取决于企业的长期战略。因此对于托运人而言,他们更希望能够在TMS应用上具有一定的伸缩性和保险性,在数据管理和承运人关系维护上占据主动权。软件使用永久授权或采用SaaS方式来进行运输流程外包可能更实际一些。

采用SaaS进行运输流程外包和多企业共租SaaS方式的最初费用投入要比软件永久授权方式的费用要低,而多企业共租SaaS的成本比软件永久授权方式要低。不过在快速成长方面,不断趋于全球经营的公司在采用多企业共租SaaS的“所有权总成本”上在一定时间内会超过软件永久授权方式。

如何做到“改头换面”

运输计划和实施主要包含在企业内部的运营中,业务和供应链成长快于国内市场会增加货物数量和货运的复杂程度。对供应链可视化的要求随着供应链的不断延伸而加强。

然而,所有的问题不会“一夜出现”。运输流程的不断复杂常常使得企业不得不在供应链管理上创新。物流管理工具的能力与货物增长和复杂程度是否协同,成为决定物流战略能否成功的关键因素。

如前面所说,能够应对更加复杂的全球化运输需求的能力越发重要。尤其是企业可能缺乏专业技术来发挥某些职能的优势;IT部门缺少资源来协助TMS的实施;企业希望减少初期的费用支出。因此,公司应该从不同角度看待这些问题,探索如何选择合适的TMS,特别能在各种方式的细节上仔细斟酌。

在TMS实施的初期,服务提供商首先必须审视客户的硬件需求,然后再根据评估设定软件和购买硬件。

与此同时,供应商也要能够安装和配置TMS软件、通信连接、企业信息应用工具软件,以及根据需要安装和支持第三方软件如PCMiler、UPS、FedEx和DHL等服务终端软件。

另外,提供商还需要建立企业应用集成(EAI),通过对客户施加 “压力”,让他们接受一定的运输管理实践会加快TMS实施的进度。这从长期来说是对客户有利的,如TMS会成为整个企业运输费率的数据存储库。

总的来说,一切需要客户能够通过TMS,强化同承运人之间的实际业务来往,从而在费用管理等方面真正地“改头换面”。

2025-05-22

一、明确核心需求：从业务场景出发定义功能边界

1. 按企业规模与业务类型定位

企业类型核心需求侧重点典型场景举例

小型物流企业轻量化操作、低成本部署；基础运单管理、车辆调度、简单报表区域短途运输、3PL 分包业务

中大型货主企业多网点协同、运力整合（自有 + 外协）、与 ERP/WMS 系统对接；运费结算自动化、数据可视化制造业供应链运输、全国分拨中心管理

第三方物流（3PL）多客户管理、多式联运支持、合规监管（如危险品资质）、财务对账模块化跨境物流、电商仓储配送一体化

2. 拆解业务流程痛点

操作层：运单录入效率低？手工调度错漏多？回单周期长？

管理层：运输成本无法拆分？异常订单追溯难？准时率数据缺失？

战略层：是否需要对接上下游（如客户下单平台、司机 APP）？是否计划拓展跨境 / 多式联运？

二、核心功能评估：从 “必须项” 到 “加分项” 的筛选逻辑

1. 基础功能（缺一不可）

运单全生命周期管理：支持电子运单创建、状态跟踪（下单→调度→在途→签收→结算）、异常标记（破损 / 延迟）及电子回单归档。

智能调度与运力管理：

自动匹配运力（按路线、货物类型、时效），支持自有车辆与外协车队混合调度；

司机 APP 集成（任务接收、定位打卡、电子签收）。

实时跟踪与可视化：GPS 定位对接、运输轨迹查询、异常预警（偏离路线 / 超时），支持 PC 端与移动端同步查看。

费用结算与对账：按里程 / 重量 / 时效自动计费，生成对账单，支持与财务系统（如 SAP、金蝶）对接。

2. 进阶功能（提升竞争力）

多系统集成能力：通过 API 对接 ERP（如订单同步）、WMS（库存联动）、电商平台（如淘宝 / 京东订单拉取）。

数据分析与报表：运输成本拆分（油费 / 路桥费 / 人工）、准时率统计、运力利用率分析，支持自定义报表模板。

合规与安全管理：危险品运输资质审核、司机证件到期提醒、运输合同电子签署（如对接 e 签宝）。

3. 未来扩展功能（避免系统过时）

多式联运支持：海运 / 铁路 / 公路路线规划，跨运输方式的运单合并与跟踪（如中欧班列 + 末端配送）。

AI 预测与优化：基于历史数据预测运输时效、推荐最优路线，自动规避拥堵路段（如接入高德 / 百度地图 API）。

三、技术架构与部署模式：平衡成本与安全性

1. 部署方式对比

模式优势劣势适用企业

SaaS（云部署）成本低（按年付费）、上线快（1-3 个月）、自动更新数据存储在第三方服务器，需确认隐私合规中小微企业、需求快速迭代场景

本地化部署数据完全自主可控、可深度定制初期投入高（服务器 + 开发）、维护成本高大型企业、国企、涉密行业

混合部署核心数据本地化 + 常用功能上云架构复杂，需专业 IT 团队支持跨国企业、多分支机构场景

2. 技术兼容性要求

系统兼容性：支持 Windows/macOS/linux 系统，移动端兼容 iOS/Android，避免设备限制。

数据接口开放：提供标准 API 文档，支持与企业现有系统（如 OA、CRM）对接，避免信息孤岛。

四、供应商筛选：从案例到服务的多维验证

1. 行业经验与案例

要求供应商提供同行业解决方案（如电商物流、制造业运输），并实地考察客户案例：

某电商企业使用 TMS 后，订单处理效率提升多少？

某制造业客户通过 TMS 降低了多少运输成本？

2. 服务与支持能力

实施团队：是否配备项目经理、技术顾问、培训师？实施周期是否明确（如 3 个月内上线）？

售后服务：7×24 小时技术支持、定期系统巡检、免费版本升级（尤其是 SaaS 模式）。

3. 合规与安全认证

云服务商需具备 ISO 27001（信息安全管理）、等保三级认证；涉及跨境运输的 TMS 需支持海关数据对接（如单一窗口系统）。

五、成本测算：避免 “低价陷阱” 与隐性支出

1. 显性成本

软件费用：SaaS 模式约 5000-50000 元 / 年（按账号数计费）；本地化部署一次性投入 20 万 - 200 万（含服务器、开发、实施）。

硬件成本：若需 GPS 设备、司机手持终端，额外投入 1000-5000 元 / 台。

2. 隐性成本

定制开发：超出标准功能的需求（如特殊报表格式），按人天收费（2000-5000 元 / 天）。

培训与维护：员工培训成本（每人 1-2 天）、后期系统维护费（本地化部署约为软件费用的 15%-20%/ 年）。

3. 投资回报（ROI）测算

示例：某企业年运输成本 1000 万，部署 TMS 后若成本降低 10%（100 万 / 年），SaaS 模式（5 万 / 年）的回报周期为 50 天，本地化部署（50 万）的回报周期为 6 个月。

六、选型流程建议：从试点到全量的稳妥策略

需求文档化：整理《TMS 需求清单》，明确功能优先级（如 “必须具备”“可选”“未来需要”）。

供应商 Demo 演示：要求供应商基于企业真实业务场景演示（如模拟一笔跨境运单的全流程），观察系统操作流畅度。

小范围试点：选择 1-2 个业务线试点 3 个月，验证系统稳定性（如运单处理量、异常率）。

全量推广与迭代：根据试点反馈优化流程，逐步推广至全公司，并与供应商约定季度优化会议。

七、避坑指南：常见选型误区与应对

误区 1：功能越全越好

✅ 应对：优先满足 80% 核心需求，避免为 20% 低频功能支付溢价。

误区 2：忽视用户体验

✅ 应对：让一线操作员参与 Demo 测试，确保界面简洁（如运单创建步骤不超过 3 步）。

误区 3：忽略数据迁移

✅ 应对：要求供应商提供历史数据（如过往 1 年运单）导入方案，避免手工迁移错误。

总结

选择 TMS 的核心是 “适配性”—— 既不是最贵的系统，也不是功能最复杂的系统，而是能精准解决企业当前痛点并支撑未来 3-5 年业务发展的工具。通过 “需求定义→功能匹配→技术验证→成本测算→试点迭代” 的科学流程，结合行业案例与供应商服务能力的综合评估，才能实现从 “买系统” 到 “用系统提升竞争力” 的价值转化。