ERP采购业务管理：库存物料采购7大流程

fly 2025-08-20 次浏览

作者: fly 发布时间:2025-08-20 浏览次数:

采购流程始于询价，目标是确定物料的最优价格。之后，基于最低报价创建采购云表提供[库存物料采购]解决方案[免费体验]

采购流程始于询价，目标是确定物料的最优价格。之后，基于最低报价创建采购订单。库存物料采购另一个重要点是物料计价以及在收货和收票环节发生的账务过账操作。

一、采购价格条件

供应商报价通常包含多维度要素：物料基础价、阶梯折扣、附加费及运费等。为精准管理这些动态价格，ERP通过“条件（Condition）”功能实现结构化处理。

条件是与供应商就价格、附加费、折扣等达成的协议。在输入报价、信息记录、框架协议（合同、计划协议）和采购订单时可以维护条件。采购凭证中的净价和有效价格基于这些条件确定。ERP系统支持在供应商主数据层级存储通用条件，系统自动调用。

采购中使用的条件类型和时效性主要如下：

条件可以应用于在抬头和表体的项目级别，前者作用于整张凭证的所有行项目，后者仅对当前行项目生效。像总价、折扣、运费、关税、税费这些不同的“价格要素”，是通过条件类型来体现的。条件类型会决定价格要素的计算方式，可以选固定金额、百分比或者和数量相关的方式。条件类型还能用来定义比例的参考量，比例可以参考数量、项目金额或者重量。

一种访问策略可以分配给一种条件类型。访问策略是一种搜索顺序，它规定了读取条件类型的条件记录的顺序（优先级）。在计算价格时起作用的条件类型，会被整合到一个计算方案里。这个计算方案为价格的确定提供了框架，它决定了考虑各种条件类型的先后顺序。

二、询价/报价处理

为了确定最优惠的条件，在首次采购物料前向多个供应商请求报价。采购员向不同供应商发送询价单（RFQ），并在系统中输入收到的报价，以比较各个供应商的条件。作为采购员，你的任务是将物料或服务需求转换为采购订单。与多个供应商进行询价活动是确定供应源的一种方式。

图片首先，为要采购的物料或所需服务输入询价单。采购员可以手动创建询价单、复制另一个询价单，或引用采购申请或框架协议创建。引用其他采购凭证的优点是无需手动输入所有数据，而是可以从引用源单中携带采用。将询价单发送给选定的供应商。

供应商会发送他们的报价或拒绝信息。供应商的价格和交货日期说明直接在原始询价单的报价维护事务中输入。通过这种方式，询价单成为报价。采购员可以使用报价比较确定最优惠的项目或报价。采购员还可以将感兴趣的报价中的条件保存到采购信息记录中。采购员可以使用集体编号将属于同一询价活动的多个询价单或报价链接起来。在询价单的抬头数据中输入集体编号。在分析询价单和报价时，采购员可以将集体编号用作选择过滤标准。

采购员可以为只请求或采购一次物料或很少采购的供应商创建特殊的主数据，即一次性供应商主数据。与其他主数据不同，一个一次性供应商可用于多个实际供应商，以避免创建许多不必要的主数据。因此，采购员不能在一次性供应商的主数据中保存供应商特定数据。

如果向多个供应商请求报价，必须为每个供应商在系统中创建一个询价单。

三、引用创建采购订单

在采购业务里，常常会参考另一个文档，像询价单或者历史采购订单，来录入采购订单的数据。一般来说，采购流程至少包含三个步骤：生成采购订单、收货以及收取发票。不过，在创建采购订单之前，可能还有更多步骤，采购申请以及通过询价/报价来确定供货来源，这些步骤可能就发生在采购订单生成之前。

要是采购订单有前置文档，那就应该关联并参考其中一个前置文档来创建采购订单。当参考采购申请、询价单或者合同（这种情况下是释放订单）时，表体项目（行）数据以及任何已有的抬头数据都会从前置文档复制到采购订单里，这样能减少录入的工作量，进而降低可能出现的录入错误。有必要的话，在采购订单里可以对大部分复制过来的数据进行修改。另外，也可以把现有的采购订单当作模板来进行复制操作。

四、采购信息记录

采购信息记录（信息库）是管理物料与供应商长期合作关系的核心工具，重点解决供应商专属信息的定义与更新问题。企业采购部门需持续维护此类数据——同种物料可能由多家供应商提供，且各家价格、运费、交货条款存在差异。采购员可通过"信息更新"标识测试系统自动更新信息记录的机制。

信息记录的核心功能是该主数据支持在采购组织级与工厂级存储供应商与物料的关联信息，涵盖以下维度：

价格条款：当前及未来的价格、运费、折扣等条件

交货参数：计划交货周期、超/欠交货物容差范围

供应商详情：联系人信息、供应商物料编码及其描述

历史追踪：最近一次采购订单编号

采购信息记录是采购员的重要信息来源和采购决策的关键依据。在创建采购文档时，信息记录里的数据会作为默认值传递到文档当中。比如：某物料的所有合格供应商或某供应商可提供的全部物料。

采购信息记录需按层级可分划分为集团通用数据、采购组织专属数据和工厂级特定数据，同时按信息类别区分既支持标准采购流程，也适配分包、管道供货及寄售等特殊业务模式。创建采购文档时，系统按"精准→通用"层级顺序检索价格：优先查找工厂级供应商-物料组合信息记录；若无匹配数据，回溯至采购组织级信息记录；仍未获取则需手动输入价格

创建采购信息记录有多种途径：

可以手动为采购组织或者工厂创建或者更改信息记录。

在维护报价、采购订单或者框架协议的时候，设置“信息更新”标识，也能够自动创建或者更新采购信息记录。

对于合同，重要的是要清楚该供应商-物料组合是否已经存在信息记录。在创建或者更改合同时，如果供应商、物料和组织级别的组合不存在信息记录，系统会创建包含合同中条件的信息记录；要是已经存在信息记录，信息记录就不会有更新了。

不同采购文档中“信息更新”标识的特点是不一样的。不管是哪种采购文档，在更新期间，条件的定制设置始终是很关键的。

五、物料评估（计价）

在公司里，大多数外部采购的物料在用于生产或销售之前都会被存储起来。这就需要及时更新物料的仓库库存数量和价值。在库存管理中，大多数货物移动都会导致库存数量和库存价值发生变化。收货时，库存价值增加；发货时，库存价值减少。物料主记录会更新物料库存的数量、价值以及物料价格（即评估价格）。因此，对于需要进行库存管理的物料，必须要有物料主记录。

物料评估的作用是确定并维护物料的库存价值，其计算公式为：库存价值=库存数量×物料评估价格。从该公式可以看出，当库存数量或评估价格发生变化时，库存价值也会随之改变。

在货物移动评估过程中，不仅要更新物料主记录中的总价值以及（必要时的）评估价格，还要对会计中的账户进行更新。物料评估是物料管理（MM）和财务会计（FI）之间的重要连接，因为物料评估会调用财务会计中的总账账户并对其进行更新。

评估范围是对物料进行评估的组织级别，它可以确定评估范围是在公司代码级别还是工厂级别。物料的评估数据按每个公司代码单独创建，物料的价格控制和评估价格对每个公司代码有效，所以，同一物料在公司代码下的所有工厂中评估结果一致。物料的评估数据按每个工厂创建，物料的价格控制和评估价格对每个工厂有效，因此，相同的物料在不同工厂中可以有不同的评估结果。

在物料主数据的会计视图中，需要输入该物料的关键评估参数。根据前面设定的评估范围，维护时需要指定具体的公司代码或工厂。在会计视图中，需要明确回答两个核心问题：

该物料的库存价值应记录在哪个总账科目（库存科目）下？

该物料的库存是按固定价格（标准价S）评估，还是允许价格根据实际采购成本动态调整（移动平均价V）？

创建物料时选择的物料类型，决定了该物料是否需要进行评估。物料类型控制着库存是否按数量和/或价值进行管理，以及是否可以在评估范围级别控制这种更新。

物料主记录中设置的价格控制程序，决定了用于评估物料收货的价值。物料评估可以按照标准价（S价）或移动平均价（V价）来进行。

采用标准价（价格控制“S”）进行评估时，其核心逻辑是大多数库存过账（特别是收货）都使用物料主记录中预先设定的标准价格。如果实际采购价格（采购订单价）与标准价不同，产生的差异会被单独过账到指定的价格差异科目（通常是损益类科目）。

ERP系统也会为使用标准价的物料额外计算移动平均价。这个内部计算的移动平均价主要用于管理报表和分析，帮助发现当前采购价与标准价之间的重大偏差，以便及时调整标准价或采取其他措施。库存价值计算：总库存价值=标准价（每单位）×总库存数量。无论实际采购成本如何波动，在标准价调整之前，库存价值始终基于这个固定价格计算。

采用移动平均价（价格控制“V”）进行评估时，其核心逻辑是收货按采购订单价格评估入库。发货时按收货后重新计算得出的当前移动平均价评估出库。每次收货后，系统都会自动重新计算移动平均价：新移动平均价=（收货前库存总值+本次收货价值）/（收货前总库存量+本次收货数量）。后续的发货即按此新均价出库。

当收到供应商发票时，如果发票价格与当初收货时使用的采购订单价格不同，就产生了发票差异。如果有足够的库存（库存数量>0），此差异会直接过账到该物料的库存账户。这将导致物料的总库存价值和移动平均价再次被更新。

六、库存类型

公司收到的许多货物在收货后会先过账到质量检验库存。经过成功的质量检查后，物料才能被放行。为简化库存管理的日常工作，ERP提供多个功能和报表包含了所有物料及其库存数据的详细信息。

库存概览是一种分析工具，用于提供单个物料的库存状况信息。在库存概览中，物料库存会按各个组织级别显示，特定库存类型的过账数量会按每个组织单位汇总。你可以按批次/评估类型以及特殊库存（如寄售物料）显示库存概览，也可以按集团、公司代码、工厂、存储地点等组织单位进行展示。

对于收货，你需要决定将货物数量过账到哪种库存类型。库存类型与物料计划中可用库存的确定相关，也用于库存管理中的物料耗用操作。你可以将仓库收货过账到以下三种库存类型：

未受限使用库存（无使用限制）

质量检验库存（从MRP角度看是可用的，但不能用于消耗性领用）

冻结库存（通常从MRP角度看不可用，也不能用于消耗性领用）

如果货物移动与评估相关，除物料凭证外，系统至少还会创建一个会计凭证。当货物移动（收货、发货或转储过账）会对公司的会计部门产生影响时，它们就是与评估相关的。例如，原材料的收货过账通常会导致流动资产的库存价值增加。如果原材料仅在一个工厂内转移，则不会在财务会计中进行过账。

七、发票校验与交货成本

当企业收到发票时，会参考相关采购订单进行录入，以便检查发票中显示的物料、数量和价格的准确性。但有时可能会产生计划外交货成本，

使用发票验证录入发票时，除发票凭证外，还会生成单独的会计凭证。这样，在发票过账时，付款信息会传送到财务会计，多个账户会被更新，系统会自动确定哪些金额过账到哪些账户。

交货成本可分为计划内交货成本和计划外交货成本。计划内交货成本可按来源分为运费和关税等。

计划内交货成本是与供应商、货运代理或海关预先约定的，并在创建采购订单时使用单独的条件类型记录。在过账收货时，会同时过账到特殊清算账户（如运费清算账户），这些分录会在收到发票时进行清算。

计划交付成本是事先与供应商、货运代理或海关约定好的，在创建采购订单时会通过单独的条件类型进行记录。当进行收货过账时，会同时向特殊清算账户（如运费清算账户）进行过账。这些分录会在收到发票并过账时进行结清。

非计划交付成本是在订购时未知的成本，因此要等到收到发票并过账时才录入。必要时，会对收货时进行的评估进行更正。

计划交付成本的优势在于，它们会在收货时计入物料评估（或者，对于有科目分配的采购订单，可计入科目分配对象）。只有当实际开票的交付成本与计划的存在差异时，系统才会在发票收到时执行“后续借记”流程

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ERP采购业务管理：库存物料采购7大流程

一、采购价格条件

二、询价/报价处理

三、引用创建采购订单

四、采购信息记录

五、物料评估（计价）

六、库存类型

七、发票校验与交货成本

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