一、场景痛点：三年长租合同，信息散落如“天女散花”

某汽车服务有限公司是某集团旗下全资子公司，主营品牌新能源汽车经销和合规营运车辆的租售。

汽车租赁业务的核心，是以合同为纽带的信息流管理。以长租合同为例，履约期限长达3年，涉及合同签约、归档、应收登记、实收登记、开票、税款申报、履约过程中的各种变更事项、代收代付款项等。正常履约需要做终止结算、过户管理；非正常履约还会涉及违约收车、诉讼等一系列复杂事项。

在系统上线之前，公司管理面临以下突出问题：

1.信息分散如“天女散花”，接手旧账如同解乱码

一份合同从签约到终止，3年期间经手的人员来来去去。

合同信息有的存在某人的Excel里，有的存在另一个人的脑中，有的干脆没有记录。新人接手处理陈年旧账时，面对残缺不全的信息碎片，毫无头绪、烦躁无比。这种以个人Excel为载体的信息管理方式，安全性如薄纸般脆弱。

2.合同数量庞大，Excel单兵武器难堪重负

一家公司一年至少有一千多份合同，而集团下辖的公司多达十几家。海量的合同信息杂乱无章，而公司的管理“武器”只有Excel。

Excel作为个人单兵工具确有价值，但要作为企业的“国之重器”，远远不够格，如同拿着烧火棍去打立体化的战争。

（原本合同需要经过各种审批步骤）

3.市面软件功能有限，二次开发费用高昂

公司曾尝试过市面上的租赁软件，功能有限无法满足业务需求；也曾尝试将某款合同管理系统进行二次开发，但每增加一个功能对方就要收费，老板看到请款单脸色难看。

用WPS的共享协作功能解决了部分信息共享问题，但再往前走一步已不可能。

4.应收登记无人审核，数据可被轻易篡改

原来登记应收完全倚靠出纳的个人职业素养，登记对错无人审核。即使有人审核了，数据还是可以被轻易修改。应收数据的准确性和安全性都无法得到保障。

5.资金日报手工编制，耗费大量时间

资金日报需要手工编制，出纳每天要花大量时间整理银行流水、核对收款、填写报表。应收登记需要人工逐条匹配，几百个司机的实收数据要花费数小时才能完成匹配。

6.远程管控能力弱，各公司标准不统一

集团下辖十几家公司，管理人员无法实时掌握各地公司的经营状况。各公司的管控标准因人而异，缺乏统一规范。

面对这些问题，公司负责人在2021年偶然了解到云表无代码编程平台，经过学习摸索，于2022年6月说服老板上线系统，自主搭建了合同全周期管理系统。

二、方案简介：从Excel“烧火棍”到合同全周期数字化管理

该公司依托云表平台，自主搭建了覆盖合同签订、履约跟踪、到账处理、账务核算、管理报表的全周期管理系统。

系统将合同模块、履约单、到账处理、账务处理、管理报表等核心业务全部纳入线上管理，实现了“合同信息集中存、应收实收自动对、资金日报一键出、远程管控实时看”。

系统上线前后关键指标对比如下：

三、方案亮点：四大核心能力，让合同管理“有据可查、有迹可循”

1.数据安全有保障，审批后锁定不可篡改

所有数据经过审批流程后即被锁定，无权人员无法删除或修改。如需修改，必须经过系统内的审批流程，获得授权后方可操作。系统运作一年多以来，从未出现过数据异常或混乱的情形。

2.应收实收自动匹配，一个人完成原来两个人的工作

原来登记应收和账务处理分属出纳和会计两个岗位。现在通过到账处理模块，系统支持一次性导入数百个司机的实收数据，自动匹配应收数据。一个人即可完成登记应收和账务处理工作，账务处理实现日常化，当天即可完成前一天的账务处理工作。

3.管理报表一键生成，从“手工编”到“自动出”

资金日报、合同应实收查询、资金预算等管理报表，原来需要手工编制，耗费大量时间。现在系统自动汇总数据，一键生成报表，管理人员可随时查看，无需等待。

4.远程管控+标准统一，十几家公司“一盘棋”

集团管理人员通过系统可以实时知晓各地公司的经营状况，对其进行远程管控，不再依赖月底报表。同时，通过系统固化流程和标准，各家公司的管控标准趋于统一，避免了因人员差异导致的管理水平参差不齐。

四、产品功能介绍：五大模块，覆盖合同全生命周期

（一）合同模块

• 合同信息登记：记录合同的基本信息，包括客户信息、车辆信息、租期、租金标准、押金、付款方式等。
• 应收生成：根据合同约定的租金标准和付款周期，系统自动生成应收账单。
• 合同打印：支持标准合同模板的打印输出，格式统一规范。
• 合同审批：合同签订前需经过审批流程，审批通过后方可生效执行。

（合同管理）

（合同界面）

（二）履约单

对合同执行过程中的变更事项进行记录和修正，如租金调整、租期变更、车辆更换、提前退租等。

履约单审批通过后，系统自动更新合同的应收账单和相关状态，确保合同信息始终与实际情况一致。

（履约单）

（三）到账处理

• 银行流水导入：银行流水经过Excel底稿预处理后，处理成系统可接受的格式导入系统。
• 流水分类处理：导入的流水分为三个去处——日常费用处理、匹配账单、生成财务分录。
• 应收实收自动匹配：支持一次性导入数百个司机的实收数据，系统自动匹配对应的应收账单，匹配完成后自动登记收款。
• 账务处理：到账处理后自动生成财务分录，账务处理实现日常化，当天完成前一天的工作。

（到账处理）

（四）管理报表

• 资金日报：自动汇总当日资金收支情况，一键生成资金日报表，包括收款金额、付款金额、余额等。
• 合同应实收查询：按合同、按客户、按时间段查询应收金额、实收金额、欠收金额，支持导出明细。
• 资金预算：基于合同应收数据和历史回款规律，系统辅助生成资金预算表，便于资金调度安排。

（资金日报）

（资金预算）

（合同应实收查询）

（五）系统基础功能

• 数据锁定机制：审批通过后的数据自动锁定，无权人员无法删除或修改。如需修改，必须通过审批流程申请。
• 权限管理：按角色设置数据访问和操作权限，不同岗位看到不同的功能模块和数据范围。
• 审批流程：合同审批、履约单审批、数据修改审批等流程可灵活配置，审批记录全程留痕。

五、小结

某汽车服务有限公司依托云表平台自主搭建的合同全周期管理系统，成功解决了“合同信息分散如天女散花、Excel单兵武器难堪重负、市面软件费用高功能少、应收登记无人审核、资金日报手工编制耗时、远程管控能力弱”等一系列痛点。

• 系统上线一年多以来，数据安全性得到根本保障，从未出现过系统异常或数据混乱；
• 应收实收匹配从数小时缩短到数分钟，一个人即可完成原来两个人的工作量；
• 资金日报从手工编制变为一键生成；账务处理从月底集中滞后变为日常化当天完成；
• 集团管理人员可实时掌握各地公司经营状况，远程管控能力显著增强；
• 各家公司的管控标准趋于统一。

这套系统的建设过程本身也是一个值得讲述的故事：

从2021年秋夜偶然看到云表文章，到每天抽时间学习初级课程，从2022年6月说服老板上线系统，到一次次遇到难题又峰回路转——一个非程序员背景、大学学经济学、做过搬运工、后来转行财务的人，最终通过无代码编程登上了数字化的诺曼底。

对于同样面临“业务复杂、市面软件不适用、技术力量薄弱”的汽车租赁企业而言，这是一个真实、可复制的参考范本。