人力砍半！应收账款0差错！云表平台扛住千份汽车租赁合同

企业介绍

   某汽车服务有限公司是某集团旗下全资子公司。主营品牌新能源汽车经销和合规营运车辆的租售。

   4年前，当我进入这家汽车租赁公司，便深感管理的无力感。

   有形的东西，看得见摸得着，只要有一道有形的围墙，管理也乱不到哪里去，可是这个行业的核心，是以合同为纽带的信息流管理。以长租合同为例，履约期限长达3年，涉及合同签约、归档、应收登记、实收登记、开票、税款申报、履约过程中的各种变更事项、代收代付款项等，如果是正常履约，需要做终止结算、过户管理，如果是非正常履约情形，还会涉及违约收车、诉讼等一系列事项。在合同存续期间，处理过的人如走马观花般，进进出出，信息如天女散花，存在于不同的人，或存在他们电脑上的Excel文件，或存在他们的脑中，或者干脆就无记录，后面要处理的人，要处理陈年旧账时，如同结一团乱码，毫无头绪，烦躁无比。这些信息，主要以个人的Excel为载体，其安全性如薄纸般脆弱。

   这样的合同有多少？一家公司一年最起码有一千多份，而我们集团下辖的公司，多达十几家。简言之，就是海量的信息，或重要或不重要，杂乱无章。而我们的”武器”，就是Excel。

   Excel作为单兵武器，确有其价值，但要作为一家企业的”国之重器”，却不够格，如同拿着烧火棍，去打立体化的战争。

   曾经试过市面上的租赁软件，功能有限；试过将某款合同管理系统做二次开发，费用太高，每增加一个功能，对方就要收费，老板看请款单，便脸色难看；寻寻觅觅间，用WPS的共享协作功能，解决了关键信息的共享协作功能，可再前一步，已是不可能。

   2021年的一个秋夜，我在头条上偶然看到云表的一篇文章，讲无代码编程，说得天花乱坠，把我的心抓得痒痒的。非程序员也可以编程？也可以构筑系统？真的假的？试试看，反正闲着没事干。于是，每天抽时间学习初级课程，越学越有感觉，数据接口，还有填表公式，这些已经很神奇了，居然还有业务公式。这样到了2022年6月，感觉学得差不多了，便说服老板，开始上线系统。刚开始的感觉是没底的，很多次感觉遇上根本就无法解决的难题，我在这家公司的命运，也如同系统一般，命运未卜、风雨飘摇，好在老天不负有心人，一次次峰回路转，跌跌撞撞中爬起来重新前进，到如今系统也满一周岁了。

   我不是一个优秀的人，命运多少次将我杀到无路可退的地步。大学时学的经济学屠龙术，让我在社会上毫无一技之长，只能靠做业务糊口，最惨时做过搬运工，一天搬20吨的葡萄酒，作为公司的最底层，被人使唤来使唤去。有一次带客户去保税库去出酒，客户驱车在后，我骑自行车在前，途中下雨，自行车后轮带着泥水，像鞭子一样抽向我的后背，我在想老天爷是不是也在嘲笑我的狼狈。买一个柚子，都觉得奢侈。听大学同学说做会计可以谋生，于是便苦啃会计，幸得贵人相助，进入一家知名跨国企业下属子公司任职总账会计，让我受益匪浅，从此开始我的财务生涯。于是，从会计到财务经理、财务总监，后来在财务管理的路上陷入死局，无法更进一层。命运再次将希望之手指向了无代码编程方向。世界局势，浩浩荡荡，顺之者昌，逆之则亡。在方兴未艾的数字化浪潮下，我难道只能当一个看客？还好有云表，让我可以登上数字化的诺曼底。

一 系统架构

   签订合同，形成账单；

   履约单，对合同履行过程进行修正；

   开票，也会形成账单；

   到账处理，完成账单登记以及账务处理工作；

   各种管理报表，各企业各岗位人员使用

二 功能模块配图

1 合同模块

   该模块主要完成合同信息登记以及应收生成功能，另具备合同打印功能、审批功能

2 到账处理

   银行流水经过Excel底稿处理后，处理成系统可以接受的格式，导入系统，以便进行账务处理。流水在此经过处理，分为三个去处：1、日常费用处理；2、匹配账单。然后生成财务分录

3 履约单

   对合同执行过程进行修正

4 管理报表

   资金日报

   合同应实收查询

   资金预算

三 应用价值

   上线系统后，管理得到质的提升。

   安全性得到保证。数据经过审批过，即可锁定，无权人员无法删除，如果要修改，也必须经过系统的流程经过审批后方可；系统运作一年多以来，从未出现过系统异常或者混乱的情形，云表系统的安全性值得信任。

   效率提升，人力成本得到控制。原来登记应收，完全倚靠出纳的职业素养，登记对错，无人审核，即使审核了，数据还是可以被轻易修改，现在登记应收有经过审批流程，确保应收数据的准确性。原本登记应收和账务处理分属出纳和会计，现在通过到账处理模块，一个人就可以完成登记应收和账务处理工作，账务处理实现日常化，当天即可完成前一天的账务处理工作。再比如，原来资金日报要手工编制，耗费大量时间，现在是一键生成。原来登记应收要人工匹配，现在开发了自动匹配功能，可一次性导入数百个司机的实收数据，自动匹配应收数据，等等。

   管理的辐射功能大为增强。现在通过系统，管理人员可以知晓当地公司的经营状况，对其进行远程管控。

   管理的标准化也大为提升，通过系统，各家公司的管控标准趋于统一。