云表在旅游行业应用之:锦绣之旅签证ERP系统

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小编:一、企业简介 深圳市锦绣之旅出入境服务有限公司是一家集出入境签证、留学

一、企业简介

深圳市锦绣之旅出入境服务有限公司是一家集出入境签证、留学、移民、商务咨询和高端商旅服务为主营业务的专业化服务公司。目前,公司已在上海、北京、深圳都等地设立了属地化服务机构。凭借独有的签证和签证衍生产品,多年的行业资源以及出入境综合配套产品及服务,在全国范围内形成了独特的综合优势,建立了遍及海内外的业务协作体系。

二、信息化动因

针对签证代理业务流程,公司一直在寻求业务流上线的解决方案。通过将整个工作流程引入线上,是保证各个环节沟通顺畅,运行合理,数据可追索,账务可追踪的基本保证。同时也是公司运营的必备环节。

三、系统介绍

针对各个部门业务流程的梳理,前期开发版块主要为销售和操作业务流程:

3.1 销售系统

3.1.1 销售单

销售单作为销售的主要功能模块

销售单单号为自动生成,并贯穿整个订单的流程,是查询,统计的主要参数。

 业务号为系统自动生成,是每一个订单的明细的主要查询统计参数。

 代理公司、签证国家为首次录入,往后可点选。

 签证类型为下拉选项

人数不用填写,为系统根据明细表自动计算。

点击“产品”,弹出产品参数选项,选择对应的产品会自动赋值产品销售单价。同时自动计算欠款金额。销售对实收款不可修改,(实收款为财务核销数据)

对于有保险要求的客户需选择购买保险选项。

图片框为双击上传收款流水单。

“下发操作部“按钮为下发订单到操作单,“反审”为撤销下发的操作单,同时相对应的操作单被删除。如果表单已经被操作过,则订单不能反审。须由操作部进行撤销处理。

“下发操作部“的同时,会激活销售核销单,订单追踪表、及更新客户信息表。

反审的同时会撤销销售核销单,请核对后再确认。

订单下发操作部后自动锁定表单,表单不可修改。如需二次修改表单,需销售经理以上权限用户审核确认后才可解锁表单。

3.1.2 订单追踪

每一个订单会根据订单明细中的业务号生成对应的订单追踪表,每一个表单的操作会关联订单追踪表。

3.1.3 商品信息

销售部经理拥有修改商品信息价格的权限。商品信息应保持及时更新。

保证各表单调取时信息的时效性和准确性。

3.1.4 异常订单

如销售单中部分商品因特殊原因不能操作,操作部进行相应处理时会触发异常订单流程,异常订单会发送给相应销售,并且针对异常的不同显示不同颜色。

3.1.5 销售统计查询

作为销售最主要的查询系统,可以根据不同筛选条件,查询销售订单的处理情况和流转情况以及收付款情况。

3.1.6 经销商对账单

选择日期后输入对账公司名称,点击查询。系统查询当前用户对应日期的经销商对账单,可以导出或打印对账单明细。

3.2 操作系统

操作员专用导航

3.2.1 操作单

操作单作为操作的主要表单,将几个模块集中到一张表单。

大部分数据系统自动生成和赋值。操作、日期不用填写,保存时自动生成。

“赋值“,点击“赋值”是为对应的产品赋值成本价,同时关联请款金额。其他费用填入数值时会自动合计请款金额

“代送费“,当代送费内填入数值时,会生成代送费请款单。

“保险“,根据有无保险的情况,录入保险费用。

“酒店名称““最晚取消时间”,当此两格内填写内容时,会生成酒店订单提醒。

当“所缺资料”有填写时,会触发异常订单管理,下发销售员,提醒补齐材料。

“撤销订单“,删除本操作单并更新销售单,同时触发异常订单,下发相应销售员。

“准备请款“下发请款审批流程、有代送费时生成代送费请款单。有机酒信息时生成机酒提醒单。同时更新订单追踪表。

下发请款的订单自动锁定,主表中变灰色。不可修改。二次修改修改需解锁。

“批量处理“,勾选批量处理时,会对属于同一个销售单号的所有操作单同时填单。

在主表中点击“多选”。弹出多选框可以批量选择多个操作单同时下发请款或撤销。

3.2.2 请款单

请款单会根据销售单号自动汇总属于同一个销售单的操作请款,集中请款。点击“开始请款”即激活请款流程。

代送费请款同理

3.2.3 酒店订单提醒

酒店订单通过操作单触发

离取消日期小于等于3天会提示黄色预警,小于等于1天会显示红色预警。

3.3 财务系统

财务专用导航

3.3.1 销售订单核销

销售订单核销由财务部门填写,财务在收款后核对订单号并录入实收金额,点击“核销”,实收款金额同步销售单。当前销售单欠款总金额为0时,表单自动锁定,总表显示橙色。

3.3.2 客户流水查询

查询客户或订单的收付款情况

3.4 报表管理

3.4.1 销售统计查询

最全面的销售查询表,结合多样的筛选条件查询。

3.4.2 销售统计报表

四、应用价值

本系统基本功能目前已开发完成,但还有大部分工作和业务表单需要补充更新,接下来将在第二期项目中实现。包括对接官网、小程序的外部数据,以及与VFS的对接。因为签证行业的特殊性和专门性。只有打通这些环节才能实现真正的无纸化签证,闪电签证,这也必将是签证行业的大趋势。

云表系统具备定制开发的基础和便捷的开发端口,对后续的系统更新迭代提供了很好的技术支撑。服务行业的ERP系统一直以来因为特殊性和独特性,在开发时往往需要定制开发,但是通常的外包开发人员因为不可能比内部员工更熟悉业务流程和特殊情况,开发的系统必定有些环节出现错误。但是云表的简易性和修改快捷性让内部员工自行开发和修改成为可能。

 

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