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小编:广州泰阳贸易有限公司(化名)属于进口转内销企业,主要业

广州泰阳贸易有限公司(化名)属于进口转内销企业,主要业务是从国外采购木浆、竹浆等浆类原材料,然后销售给国内木浆制品加工厂。

随着泰阳公司业务规模和团队规模的扩大,对企业运转效率要求越来越高,一些管理问题也随之出现。

(1)人工操作纸质办公,效率低下差错率高。

公司业务全程是纯人工操作。人工操作流程不规范,随意性高,数据不方便整理分析,易出错。比如说因为数据汇总共享不及时,造成库存数据不准确,导致对客户断供,对企业信誉和口碑都会造成重大打击。

(2)汇率变动无法实时监控,不能有效控制成本。

进口贸易中汇率变动信息掌握不及时,极有可能减少利润甚至造成亏损。纯人工作业很难实时监控汇率波动,准确性也不高,采购人员不能及时掌握汇率波动信息,而造成进货成本的提高。

(3)部门协同效率低下,致使应收应付账款的管理不善,带来较大财务风险。

(4)缺乏信息整合意识,留存客户数据少,或者是不同客户数据没有被统一整合而录入系统当中,导致没能充分利用有价值的客户信息,重要数据的重复利用率低会导致对客户情况不了解,再次开发客户的成本高。

(5)客户的关键数据留存不当,存在离职员工把数据资料带走的风险,导致公司客户资源流失。

原有管理方式已无法满足企业发展需求,因此泰阳开始尝试管理信息化。由于公司业务模式和管理方式个性化很鲜明,采用传统的标准化管理系统很难真正解决问题,量身定做管理系统势在必行。但是市面上很多产品要么开发成本太高,要么二次开发难度很大,无法满足公司适时更新的要求。

泰阳在网上了解到,云表通过画表格的方式来开发软件,软件功能灵活,开发效率高而且二次开发方便。最终,泰阳经过内部多次评审,选择了云表企业应用平台所提供的个性化定制进销存系统服务。另外让公司惊喜的是,云表系统的界面简洁实用与传统软件别无二致,还可以自由定制,更难能可贵的是,这个平台还能自动生成APP解决移动办公需求。

针对泰阳管理痛点,云表做了一系列针对性解决方案,倾力打造了一套极具行业特点的个性化《进口转内销贸易管理系统》。

云表根据企业特点,为其打造专属的进口贸易管理系统。系统分成待办事项、已完成事项、系统管理、基础信息、采购管理、库存管理、销售管理、财务管理、物流管理、打印模板几个模块。

建立完善的上游供应商和下游客户的管理体系。上下游客户存档,建立完善的客户资料库,并严格设置权限,无关人员不能查看、下载相关信息。

依据行业特点,在录入销售订单时可以选择使用的货币类型、商品信息一键录入、设置审核流程。因为销售订单在某些情况下需要作销售申请,所以系统特别增加了一键生成销售申请单的功能。查看出库单功能,可以让销售人员实时跟进订单出库情况,销售跟单一键搞定。

系统实时抓取国际汇率更新数据,让采购人员实时掌握汇率波动,及时抓住最佳采购时机,最大程度降低采购成本。

规范并设置各种业务流程,严格按流程办事。新入职人员也不用因不熟悉流程而耽误工作,杜绝以往“有组织无纪律”的流程混乱随意的现象。

一键实现货权转移功能,方便且极具行业个性化。

根据行业特点,实现多仓库、多仓库类型管理、多种入库情况,如实际采购入库、在途入库等,另外根据销售需要,对订单进行销售锁仓处理

在途入库单

销售锁仓状态实时查询

销售出库井井有条,付款要求、运输安排、交货方式等信息关联有序,让仓库部门与销售部门、物流部门、采购部门、财务部门等关联部门形成实时数据交互共享。

物流运输管理,将运输公司、车辆信息、运价单价、运输合同等归集存档,根据需求实时调用,关联每一单出库发货记录,系统以附件形式登记并保存并每次客户收货回单凭证,形成管理闭环。运费作到实时记录汇总,生成应付账款。

各种单据,由系统提供打印模板,系统开具并打印,所有回单系统扫描上传存档备查

运输委托单

应收应付款,实时登记,即时汇总,做到随时可按客户、按期间、按订单查询。可以根据需要生成对账单,根据收付款情况,即时核销。

请款书

应收应付款,可根据需求做到应收应付款提醒、催收等,防止呆账坏账逾期账款的产生

多种统计分析报表,让老板、管理者对企业运行数据了然于胸,库存报表、应收应付款汇总表、销售统计表,汇率波动汇总表、运费统计表……

多维度查询统计分析方式和云表独有万能数据透视功能,为管理者提供更多更全面决策依据

后记:云表为泰阳公司倾力定制的《进口转内销贸易管理系统》成功上线后,运行顺畅,推行顺利,获得一线员工和管理层的一致好评,大大提高了工作效率。

《进口转内销贸易管理系统》解决了以往各种管理弊病,规范了流程、理顺了部门间协作关系,提高了服务效率和质量、改善了上下游客户客情、降低了采购等经营成本、保障了经营数据的准确安全、实时共享,并为企业管理和决策提供最及时全面的数据依据。

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