云智未来开发个性化CRM及项目管理系统,让数据成为数字资产

企业简介

       珠海云智未来科技有限公司成立于2019年，是一家为企业提供全面信息化咨询服务方案的专业公司，核心团队均在ERP行业服务十年以上，公司的经营理念是通过将管理知识和前沿软件技术相结合，帮助企业数字化转型、构建管理体系、提高营运效率、提升企业核心竞争力和快速反应能力。

       云智未来总部位于珠海市香洲区，为了服务号珠海本地企业，公司在湖心路口设立了西区办事处，迅速覆盖全市，已为珠海各行业上千家客户提供专业和创新的信息化、数智化服务。

需求概要分析

        云智作为一家服务型公司，每个月有几十份合同、发票、收款，以往都是通过用友U8系统由专员登记，数据登记不及时，由于是专员登记，数据准确性在出具报表时需要再次核对，效率低下。日常的包括日志填报、打卡、流程通过钉钉进行管理，云智个性的一些需求满足不了。云智业务量一直在增长，当前模式已经支撑不了企业的高速运转。

       云智销售也没有一套成熟的体系，整体商机量与预期签订情况没有有效的报表基础，商机跟进情况得不到有效的管控。

       云智项目管理（PMP）都是通过Excel跟进管理，没有系统支撑。

       迫切需要一整套系统将云智的CRM及项目管理系统串联起来，搭建销售及实施交付团队管理体系，并可以将报销、日志、日常审批流程在系统中实现，适合云智使用的管理系统。

       提升销售的管理能力，项目的管理能力，实现数据的及时性。

       希望开发一套适合云智的系统，分析企业的各业务线的收支情况，销售的预期合同，预期收入，企业的利润率，销售人员绩效等信息。能够保障数据的及时性，让每个业务员自行登记各自信息。在这套系统里面，业务通过系统的体系可以推动项目进程，实现系统为人服务。让数据成为云智的数字资产。

设计思路

       设计分为2期，第一期规划CRM管理，第二期规划项目管理，第三期规划项目实际成本。

       整体的项目跟进及交付，都基于工作任务的思想去搭建管理体系。工作任务在APP端填写，通过定时任务将到期的工作任务提醒到云智服务号中。云智包括销售部、实施部、开发部、服务部，各部门角色分离。 

       自行开发与微信服务号的接口，让流程的消息计算推送给用户，同时工作任务到期后及时提醒用户，让系统服务用户。读取原来U8的数据，作为此套系统的期初数据。

第一期规划：

       基础模块下面，采用ERP思维搭建商机、合同、发票、收款与订货管理。有了这5大模板，加上报销及费用的录入，就可以得到云智的基本的管理报表，如：合同执行统计表、合同收入毛利表、合同明细执行统计表、趋势分析、现金预测、利润表等。

       工作任务管理，业务员给自己下达客户任务、商机任务，在规定时间内完成任务，统计分析每个月的任务情况，及业务完成情况等考核指标，得到每个月的绩效分。

       业务员查看没个人所根据客户的未跟进天数，通过系统可以轻松查询，为推动客户关系提供数据支撑。

第二期规划：

       项目立项，通过商务合同，下达实施、开发合同，实施开发人员预估计划人天，并按照规定填写工作任务得到实际人天。同样按照一定的考核标准，得到每个月的绩效分。

第三期规划：

       通过云表的个性化设计工具，搭建云智的项目成本，预估签订的合同的实际利润。

       预估一个单位人天成本，按照所有项目实际人天汇总，与标准成本比较，将差额反算到合同中（补差）。其中标准成本包括办公费、人员成本、市场费（按照人头分摊）。

系统介绍

CRM合同及商机管理模块

       （1）用户服务号绑定：在微信服务号中嵌入开发，获取用户的OpenID,用于后续的接收消息；

       (2)外部API表单定义：调用云表API网关服务器，执行云智自行开发的接口用于发送服务号信息；

       (3)首先定义云智公司的产品线，产品分类，客户分类，客户档案，行动类型等基础信息；

       (4)商务合同：由业务员登记，并上传合同扫描件，根据不同业务类型进行审批；合同中定义合同类型（开发、实施），根据合同类型区分是否需要开发和实施

       (5)发票申请：从商务合同中带出，按照合同的阶段及产品支持分多次进行开票；走审批流，总经理审批，财务开票，审核完成后更新商务合同明细的发票金额

       (6)订货申请：涉及到向厂家订货，订货申请单关联合同，专人进行审批；

       (7)工作任务：业务员在周六规划下周的工作情况，下达工作任务，部门经理进行计划批复及最终的完成批复，及时反馈工作中的答复内容；在实际完成之后，业务员填写完成情况，完成后部门经理进行批复；

       (8)微信消息提醒：部门经理计划批复，或者完成批复时，将消息推送给执行人，实现用户层与上级领导之间的及时沟通，反馈；

       (9)周总结看板：根据工作任务，在看板中查看业务员的实际工作进展，一周的工作总览；其中里面的内容包括：当前业务员的总客户数、预算任务、应收情况、当月完成情况、合同金额、开票金额等信息；工作任务的大致情况，上周工作计划及完成情况，本周计划情况是否饱和；

       (10)各种计划任务加持：客户跟进超期的提醒，工作任务超期的提醒，回款催收的提醒等；

       (11)(客户看板：查询业务员客户未跟进天数，商机未跟进天数，商机跟进次数等信息；为业务员提供各自客户及商机的跟进情况；

       (12)商机登记：由各部门同事登记，客户所关联的业务员进行跟进；

       (13)报销管理：包括报销单、付款申请单、交通费申请、借款单，4个模板，构成基本云智内部费用；

 CRM报表分析模块

       (1)合同执行统计表：查询每个合同的合同金额、累积开票、未开票金额、累积回款金额、未回款金额等信息； 

       (2)销售趋势分析：根据每月的商机金额、合同金额、发票金额、回款金额，推算出下个月的收入情况；有商机，有开票，推算下个月的回款情况；

       (3)利润表：通过营业收入减去各种货款、人员费用、办公费、财务等费用，得到每月的真实企业利润；

 项目管理模块

       (1)项目立项：作为每个交付人员的工作任务填报入口，以及管理人员查询公司所有项目的看板；

       (2)项目阶段包括：系统建设、上线调试、验收，不同阶段用不同颜色标识，方便辨识；

       (3)项目状态包括：失败、停滞、验收、在建、暂停，用于项目的统计；

       (4)交付人员选择项目，在周六添加下周的工作任务，为下周的工作做预计的安排，与业务员的管理模式一致；

       (5)交付人员完成工作任务后，部门经理审核，更新项目立项的实际人天；用于统计项目实际用到的人天情况；

       (6)当项目上线或者验收时，交付人员自行登记项目阶段、状态，并上传相关文档；

应用价值

首先数据准确性及效率方面都有明显的提升

       (1)业务员录入合同、申请发票、订货申请，财务填制收款，整个链条打通，出具报表是实时的；

       (2)计算每个业务员的业绩，点击按钮自动取数；

       (3)流程方面，通过与微信的打通，在流程审批时，将消息实施推送给云智服务号，先关用户及时收到消息提醒。

业务管理体系的成功

       (1)企业管理思想的加持，及时反馈，促进业余的良性循环；

       (2)工作任务串联商机、客户，可以得到想要的包括任务完成量、客户跟进情况、商机跟进情况、周看板、月度看板；

       (3)企业中层领导盯着工作任务，看出没跟人的工作情况，及时反馈业务员，协助签单；

       (4)企业高层领导，领导企业方向，为企业掌舵把握发展方向；

       (5)考核项目规则与以往的不同，采用加分模式，赚的多拿的多；

       (6)通过考核项目规则，读取系统中的数据，得到每个业务员的当月绩效；

交付管理体系的成功

       (1)工作任务串联项目立项，得到实际人天；

       (2)管控交付人员的计划性，按照计划推动项目；

 数据模型的成功

       (1)通过商机、开票的数据模型，预估未来一个月的合同签订量；

       (2)保障企业的趋势及现金流；

       (3)通过数据资产分析企业需要发展的方向，冲刺的目标；

       (4)得到企业的准确的利润值；

       未雨绸缪，在现有基础上，根据企业实际发生的成本，分摊到项目上，得到项目最终成本，为签订合同提供依据。

       改善开发管理功能，按照WBS最小单元根据开发功能清单，按照计划有条理的进行工作。