云智未来开发个性化CRM及项目管理系统,让数据成为数字资产

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小编:在这套系统里面,业务通过系统的体系可以推动项目进程,实现系统为人服务。让数据成为云智的数字资产。

项目管理系统

企业简介

       珠海云智未来科技有限公司成立于2019年,是一家为企业提供全面信息化咨询服务方案的专业公司,核心团队均在ERP行业服务十年以上,公司的经营理念是通过将管理知识和前沿软件技术相结合,帮助企业数字化转型、构建管理体系、提高营运效率、提升企业核心竞争力和快速反应能力。

       云智未来总部位于珠海市香洲区,为了服务号珠海本地企业,公司在湖心路口设立了西区办事处,迅速覆盖全市,已为珠海各行业上千家客户提供专业和创新的信息化、数智化服务。

需求概要分析

        云智作为一家服务型公司,每个月有几十份合同、发票、收款,以往都是通过用友U8系统由专员登记,数据登记不及时,由于是专员登记,数据准确性在出具报表时需要再次核对,效率低下。日常的包括日志填报、打卡、流程通过钉钉进行管理,云智个性的一些需求满足不了。云智业务量一直在增长,当前模式已经支撑不了企业的高速运转。

       云智销售也没有一套成熟的体系,整体商机量与预期签订情况没有有效的报表基础,商机跟进情况得不到有效的管控。

       云智项目管理(PMP)都是通过Excel跟进管理,没有系统支撑。

       迫切需要一整套系统将云智的CRM及项目管理系统串联起来,搭建销售及实施交付团队管理体系,并可以将报销、日志、日常审批流程在系统中实现,适合云智使用的管理系统。

       提升销售的管理能力,项目的管理能力,实现数据的及时性。

       希望开发一套适合云智的系统,分析企业的各业务线的收支情况,销售的预期合同,预期收入,企业的利润率,销售人员绩效等信息。能够保障数据的及时性,让每个业务员自行登记各自信息。在这套系统里面,业务通过系统的体系可以推动项目进程,实现系统为人服务。让数据成为云智的数字资产。

设计思路

       设计分为2期,第一期规划CRM管理,第二期规划项目管理,第三期规划项目实际成本。

       整体的项目跟进及交付,都基于工作任务的思想去搭建管理体系。工作任务在APP端填写,通过定时任务将到期的工作任务提醒到云智服务号中。云智包括销售部、实施部、开发部、服务部,各部门角色分离。 

       自行开发与微信服务号的接口,让流程的消息计算推送给用户,同时工作任务到期后及时提醒用户,让系统服务用户。读取原来U8的数据,作为此套系统的期初数据。

第一期规划:

       基础模块下面,采用ERP思维搭建商机、合同、发票、收款与订货管理。有了这5大模板,加上报销及费用的录入,就可以得到云智的基本的管理报表,如:合同执行统计表、合同收入毛利表、合同明细执行统计表、趋势分析、现金预测、利润表等。

       工作任务管理,业务员给自己下达客户任务、商机任务,在规定时间内完成任务,统计分析每个月的任务情况,及业务完成情况等考核指标,得到每个月的绩效分。

       业务员查看没个人所根据客户的未跟进天数,通过系统可以轻松查询,为推动客户关系提供数据支撑。

第二期规划:

       项目立项,通过商务合同,下达实施、开发合同,实施开发人员预估计划人天,并按照规定填写工作任务得到实际人天。同样按照一定的考核标准,得到每个月的绩效分。

第三期规划:

       通过云表的个性化设计工具,搭建云智的项目成本,预估签订的合同的实际利润。

       预估一个单位人天成本,按照所有项目实际人天汇总,与标准成本比较,将差额反算到合同中(补差)。其中标准成本包括办公费、人员成本、市场费(按照人头分摊)。

项目管理系统

系统介绍

项目管理系统

CRM合同及商机管理模块

       (1)用户服务号绑定:在微信服务号中嵌入开发,获取用户的OpenID,用于后续的接收消息;

项目管理系统

       (2)外部API表单定义:调用云表API网关服务器,执行云智自行开发的接口用于发送服务号信息;

项目管理系统

       (3)首先定义云智公司的产品线,产品分类,客户分类,客户档案,行动类型等基础信息;

       (4)商务合同:由业务员登记,并上传合同扫描件,根据不同业务类型进行审批;合同中定义合同类型(开发、实施),根据合同类型区分是否需要开发和实施

项目管理系统
项目管理系统

       (5)发票申请:从商务合同中带出,按照合同的阶段及产品支持分多次进行开票;走审批流,总经理审批,财务开票,审核完成后更新商务合同明细的发票金额

       (6)订货申请:涉及到向厂家订货,订货申请单关联合同,专人进行审批;

       (7)工作任务:业务员在周六规划下周的工作情况,下达工作任务,部门经理进行计划批复及最终的完成批复,及时反馈工作中的答复内容;在实际完成之后,业务员填写完成情况,完成后部门经理进行批复;

项目管理系统
项目管理系统

       (8)微信消息提醒:部门经理计划批复,或者完成批复时,将消息推送给执行人,实现用户层与上级领导之间的及时沟通,反馈;

项目管理系统

       (9)周总结看板:根据工作任务,在看板中查看业务员的实际工作进展,一周的工作总览;其中里面的内容包括:当前业务员的总客户数、预算任务、应收情况、当月完成情况、合同金额、开票金额等信息;工作任务的大致情况,上周工作计划及完成情况,本周计划情况是否饱和;

项目管理系统

       (10)各种计划任务加持:客户跟进超期的提醒,工作任务超期的提醒,回款催收的提醒等;

       (11)(客户看板:查询业务员客户未跟进天数,商机未跟进天数,商机跟进次数等信息;为业务员提供各自客户及商机的跟进情况;

       (12)商机登记:由各部门同事登记,客户所关联的业务员进行跟进;

       (13)报销管理:包括报销单、付款申请单、交通费申请、借款单,4个模板,构成基本云智内部费用;

 CRM报表分析模块

       (1)合同执行统计表:查询每个合同的合同金额、累积开票、未开票金额、累积回款金额、未回款金额等信息; 

项目管理系统

       (2)销售趋势分析:根据每月的商机金额、合同金额、发票金额、回款金额,推算出下个月的收入情况;有商机,有开票,推算下个月的回款情况;

项目管理系统

       (3)利润表:通过营业收入减去各种货款、人员费用、办公费、财务等费用,得到每月的真实企业利润;

 项目管理模块

       (1)项目立项:作为每个交付人员的工作任务填报入口,以及管理人员查询公司所有项目的看板;

       (2)项目阶段包括:系统建设、上线调试、验收,不同阶段用不同颜色标识,方便辨识;

       (3)项目状态包括:失败、停滞、验收、在建、暂停,用于项目的统计;

       (4)交付人员选择项目,在周六添加下周的工作任务,为下周的工作做预计的安排,与业务员的管理模式一致;

       (5)交付人员完成工作任务后,部门经理审核,更新项目立项的实际人天;用于统计项目实际用到的人天情况;

       (6)当项目上线或者验收时,交付人员自行登记项目阶段、状态,并上传相关文档;

项目管理系统

应用价值

首先数据准确性及效率方面都有明显的提升

       (1)业务员录入合同、申请发票、订货申请,财务填制收款,整个链条打通,出具报表是实时的;

       (2)计算每个业务员的业绩,点击按钮自动取数;

       (3)流程方面,通过与微信的打通,在流程审批时,将消息实施推送给云智服务号,先关用户及时收到消息提醒。

业务管理体系的成功

       (1)企业管理思想的加持,及时反馈,促进业余的良性循环;

       (2)工作任务串联商机、客户,可以得到想要的包括任务完成量、客户跟进情况、商机跟进情况、周看板、月度看板;

       (3)企业中层领导盯着工作任务,看出没跟人的工作情况,及时反馈业务员,协助签单;

       (4)企业高层领导,领导企业方向,为企业掌舵把握发展方向;

       (5)考核项目规则与以往的不同,采用加分模式,赚的多拿的多;

       (6)通过考核项目规则,读取系统中的数据,得到每个业务员的当月绩效;

交付管理体系的成功

       (1)工作任务串联项目立项,得到实际人天;

       (2)管控交付人员的计划性,按照计划推动项目;

 数据模型的成功

       (1)通过商机、开票的数据模型,预估未来一个月的合同签订量;

       (2)保障企业的趋势及现金流;

       (3)通过数据资产分析企业需要发展的方向,冲刺的目标;

       (4)得到企业的准确的利润值;

       未雨绸缪,在现有基础上,根据企业实际发生的成本,分摊到项目上,得到项目最终成本,为签订合同提供依据。

       改善开发管理功能,按照WBS最小单元根据开发功能清单,按照计划有条理的进行工作。

项目管理系统
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