一、场景痛点：系统“该有的没有、用不上的却多”，业绩登记靠手填

昊彩广告有限公司成立于2009年，以摄影、设计为核心技术，拥有近200名员工、9家分公司、6000多家长期合作企业。

随着业务规模扩大，企业管理面临以下突出问题：

1.现有管理软件“水土不服”

公司采购的管理软件功能堆砌，但“用不上的功能一大堆，需要的功能却找不到”。

业务单流程与广告行业的项目制特点不匹配，财务模块无法与业务数据自动关联，大量数据需要人工导出导入。

2.员工业绩登记繁琐，财务重复劳动严重

广告行业的特点是“单子碎、种类多”——一个项目可能涉及摄影、设计、视频、3D等多个子项，每个子项的业绩归属不同。

传统模式下，员工手动登记业绩，财务再逐笔核对、汇总、做账。9个分公司150多名员工，3个财务人员经常加班，月底出报表依然要半个月。

3.业务数据与财务数据“各唱各的调”

客户管理系统和销售系统数据不互通，业务员在系统中录入客户信息，财务做账时无法直接调取，需要重新录入或核对。

同一笔业务在业务端和财务端的数据经常对不上，月底对账耗时费力。

4.领导要数据“等得急”，财务做报表“做得烦”

管理层经常需要查看销售排行、客户消费、项目进度等数据，财务人员不得不反复从各个系统中导出数据，再手工加工成报表。领导等得急，财务做得烦，而且报表出来时数据已经滞后。

5.产品报价不统一，业务员报价缺乏监督

广告设计、画册拍摄等服务项目价格弹性大，不同业务员对同一项目的报价可能存在差异。

公司缺乏统一的报价系统，管理层无法及时监督报价合理性，既有损客户信任，也影响公司利润。

二、方案简介：从“系统各玩各的、报表半个月”到“业务财务一体化、数据一点击”

昊彩广告选择云表平台自主开发管理系统，覆盖客户业务、财务用表、统计报表、基本信息四大模块。

• 系统实现业务单从录入到收款的全程追踪，客户信息与业务明细自动关联，收款信息实时同步；
• 财务端支持底价算价、门头算价等定制化计价功能；
• 员工业绩自动归集，绩效工资自动计算；
• 管理层通过统计报表实时查看经营数据，报表生成从“半个月”压缩到“一点击”；

核心改善数据对比表

三、方案亮点：四大机制构建广告行业数字化底座

1.“业务单驱动全流程”的数据贯通机制

系统以业务单为核心，从客户下单、业务明细登记、收款跟进到业绩核算，全程在线流转。业务员录入业务单后，系统自动关联客户信息、服务项目明细、合同金额、收款进度。

管理层打开系统即可看到“每个项目进展到哪了、收了多少钱、还剩多少没收”，不再需要财务“转一手”才知道。

2.“业绩自动归集+绩效工资自动计算”的绩效落地机制

广告行业“单子碎、种类多”，绩效核算一直是痛点。

系统将每个服务项目（摄影、设计、视频、3D等）设定标准业绩值，业务完成后自动归集到对应员工名下。系统根据预设的绩效规则自动计算绩效工资，员工随时可查自己的业绩和收入。

绩效从“想落实但落不了”变成“系统自动算、员工看得见”，公平透明，极大激发了团队积极性。

3.“底价算价+门头算价”的报价管控机制

针对广告行业报价不固定的痛点，系统内置了底价算价表和门头算价系统。

业务员在报价时输入项目参数（如画册页码、拍摄天数、设计版面数等），系统自动计算出底价和参考报价区间，管理层可实时监督报价合理性。既保证了报价的规范性，也给了业务员灵活谈判的空间。

4.“客户消费排名+资金统计”的经营数据看板

系统自动统计各客户的消费金额、消费频次、项目类型，生成客户消费排名。

管理层一目了然地看到“哪些是核心大客户、哪些客户在流失边缘”。资金借入借出统计模块实时反映公司资金流动情况，为经营决策提供及时准确的数据支撑。

四、产品功能介绍：四大模块覆盖业务-财务-报表-基础资料

本系统围绕广告公司的业务主线，设计以下四大核心功能模块：

一、客户业务模块

• 业务单：业务登记入口，记录客户、项目类型（摄影/设计/视频/3D等）、合同金额、收款进度、负责人
• 客户信息：客户档案管理，含联系人、联系方式、合作历史、消费记录
• 业务明细：每个业务单的细项拆分，便于业绩归集和成本核算
• 收款信息：收款登记与进度跟踪，自动更新业务单的未收金额
• 需要跟进客户明细：自动筛选超过设定时间未联系的客户，生成跟进任务
• 客户消费排名查询：按客户统计消费总额、消费频次、项目类型分布

（业务单)

（客户信息表）

二、财务用表模块

• 底价算价表：输入项目参数，自动计算项目底价
• 门头算价系统：门头广告项目的专用计价工具，支持按面积、材质、工艺自动核算

（底价算价单）

（门头算价系统）

三、统计报表模块

• 资金借入借出统计：公司内部或与个人之间的资金借贷登记与统计
• 支持按时间、按借款方、按还款状态筛选查询

（资金借入借出统计）

四、基本信息模块

• 员工信息、客户信息、服务项目类型、价格标准等基础数据维护
• 系统参数配置、权限管理

（管理系统界面）

五、小结：让财务从“加班做表”到“一点击出数”，让绩效从“想落落不了”到“自动算”

广告行业“单子碎、种类多、项目周期短”的特点，决定了它对信息化的需求非常迫切，但又很难找到适配的软件——通用ERP太重太僵，Excel又撑不住。

昊彩广告这套系统的核心价值在于三个“解决”：

第一，解决了“系统不好用”的问题

以前买的管理软件“该有的没有、用不上的却多”。

云表让公司按自己的业务流程搭建系统，业务单怎么走、业绩怎么算、报价怎么控——全部按需定制，系统真正为人服务，而不是人迁就系统。

第二，解决了“绩效落不了地”的问题

广告公司单子太碎、种类太多，绩效核算一直是“想落实但没办法”的难题。

系统把每个服务项目拆解为标准业绩值，业务完成后自动归集、自动计算绩效工资。员工干多少拿多少，公平透明；公司用绩效驱动业务，效率自然提升。

第三，解决了“数据出得慢”的问题

以前财务加班半个月才能出的经营报表，现在一点击就出来。

管理层不再“拍脑袋决策”，而是看数据说话——哪些客户贡献最大、哪个业务员业绩最好、公司现金流是否健康，一目了然。

这套系统的最终效果很实在：9个分公司150多名员工，以前3个财务经常加班，现在1个财务就能搞定，另1个还可以做其他工作。

绩效工资制度真正落地，员工积极性明显提升。

而系统开发者本人，也因为这套系统从财务部经理升为高级经理，获得奖金、加薪和干股——这大概是对“数字化创造价值”最生动的注脚。