个旧市教育科学研究培训中心（简称“个旧市教培中心”）是2005年经市政府同意，由个旧市教科所和个旧市教师进修学校合并组建而成，是云南省一级教研机构、省级示范性教师进修学校，集教研、科研、培训三位一体的现代教师研训机构。

中心现有在职人员32人，下设办公室、中学教研处、小学教研处、学前教研处、培训处、质量监测处、工会等七个业务部门。

教研员的工作性质决定了他们经常需要到基层学校听课、参加学校教研活动，工作地点不固定、时间弹性大，考勤和工作记录的管理难度较高。

一、场景痛点：教研员“人不在单位”，考勤和工作记录怎么管

教培中心的工作模式与普通机关单位有明显差异——教研员不是坐在办公室里朝九晚五，而是频繁外出到各基层学校听课、评课、参加教研活动、组织培训。

这种“人不在单位”的工作特点，让传统的考勤和工作记录管理方式捉襟见肘：

痛点一：考勤靠人工统计，月底年底对表算不清

以前考勤采用人工统计的传统方式——教研员外出听课、参加教研活动，回来后在纸质表上登记，月底由专人汇总。

教研员外出频繁、登记时间不固定，月底统计时经常出现漏登、错登、重复登记的情况。

年底统计全年考勤时，要把十二个月的纸质记录翻出来重新核对，工作量巨大且容易出错。

痛点二：工作记录散落在各处，查一次翻半天

教研员的工作内容涉及听课、评课、外出培训、教研活动等多种类型，工作地点遍布全市各基层学校。

这些工作记录分散在个人的纸质笔记、Excel表格中，谁在哪天去了哪个学校、做了什么工作，没有一个统一的记录平台。

处室主任想了解本部门人员的工作情况，只能逐个询问；中心领导想看全中心的工作汇总，更是难以实现。

痛点三：审批流程靠纸质签批，进度不可查

教研员外出听课、参加教研活动需要请假或填报工作记录，审批流程靠纸质表单在部门之间传递。

表单交到哪位领导手上了、审批到了哪一步、有没有被退回——申请人只能打电话问。

月底汇总审批单据时，经常发现某张表单“卡”在某个环节没有走完。

痛点四：用过的软件不适用，Excel+VB开发门槛高

该单位的负责人此前尝试过多种管理软件和Excel表格工具，但都不适用于单位的实际情况。

学员刘绍文此前也用Excel和Access开发过同样功能的软件，但需要植入大量VB代码，开发过程复杂、维护困难。

直到接触云表，发现其“简单、易懂的开发环境”正好适合单位的实际需求。

二、方案简介：从“人工统计考勤、纸质签批工作记录”到“全员在线填报、分级审批、自动统计”

基于云表平台，该单位自主搭建了一套覆盖部门信息、考勤记录、工作记录、考勤查询、工作查询、个人统计报表的考勤与工作管理系统。

系统为全体职工分配各自的用户名和密码，职工自行登录系统录入考勤和工作情况，按部门和天数由相应领导审批。

• 个人可查看和统计不同月份的考勤及工作明细
• 处室主任可查看本部门人员的明细
• 分管领导可查看分管处室人员的明细
• 中心领导可查看全体人员的明细

（系统主页）

核心改善数据对比

三、方案亮点：四大机制让考勤与工作管理“自己填、分级批、自动算”

亮点一：全员在线填报——考勤和工作记录自己录，不用专人代劳

系统为每位职工分配独立的用户名和密码，职工登录后自行录入考勤记录和工作记录。

考勤记录中填写请假日期、时段、天数、考勤项目（公休、事假、病假、病假住院、病假手术、迟到、早退、旷工、事故、其它等），工作记录中填写开始日期、时段、天数、工作项目、工作地点、工作地属性、是否带车、事由等信息。

录入由“专人集中登记”变成“全员各自填报”，数据从源头就准确。

亮点二：分级审批——按部门和天数推送对应领导

系统根据职工所属部门和请假/工作天数，自动将审批任务推送给对应的审批人。

表单按流程逐级审批，审批人打开系统就能看到待审批的记录。审批通过后表单状态自动更新，申请人可实时查看审批进度。

亮点三：四级查询权限——个人看自己、主任看部门、分管看分管、中心看全部

系统设置了四级查询权限：

• 个人可以查看和统计自己不同月份的考勤及工作明细；
• 处室主任可以查看和统计本部门人员的明细；
• 分管领导可以查看和统计分管处室人员的明细；
• 中心领导可以查看和统计所有人员的明细。

不同角色看到的范围不同，既保证了数据的可查性，又确保了权限的清晰边界。

亮点四：个人统计报表自动生成——考勤和工作数据一键汇总

系统自动生成个人情况统计报表，分为考勤统计和工作统计两部分。

• 考勤统计按项目汇总公休、事假、病假、病假住院、病假手术、迟到、早退、旷工、事故、其它等天数；
• 工作统计按项目汇总公差、加班、上课、听评课、听讲座、讲专题、教研活动、外出开会、外出培训等天数。

选择开始日期和结束日期后点击查询，系统自动汇总该时间段内该职工的全部数据，不需要再手工翻表统计。

四、产品功能介绍：按业务场景划分的四大功能模块

（一）基础信息管理模块

• 部门信息表：职工编号、姓名、性别、职务、部门、学段、学科、处室主任、分管领导、中心领导等基础信息统一维护

（部门信息表）

（二）考勤管理模块

• 请假单：请假单号自动生成，填写姓名、职工编号、部门、请假日期、时段、天数、考勤项目、次数、审批人、事由等
• 考勤记录表：记录考勤明细，按部门/天数分级审批
• 部门考勤查询：按开始日期、结束日期、部门查询考勤明细
• 个人考勤查询：按开始日期、结束日期、姓名查询个人考勤明细

（请假单）

（部门考勤查询）

（个人考勤查询统计）

（三）工作记录管理模块

• 工作记录表：工作单号自动生成，填写姓名、职工编号、部门、开始日期、时段、天数、工作项目、工作地点、工作地属性、是否带车、审批人、事由等
• 部门工作查询：按开始日期、结束日期、部门查询工作明细
• 个人工作查询：按开始日期、结束日期、姓名查询个人工作明细

（工作记录表）

（部门工作查询）

（个人工作查询）

（四）统计报表模块

• 个人情况统计报表：选择开始/结束日期后，系统自动汇总：
• 考勤统计：公休、事假、病假、病假住院、病假手术、迟到、早退、旷工、事故、其它
• 工作统计：公差、加班、上课、听评课、听讲座、讲专题、教研活动、外出开会、外出培训、其它

（个人情况统计表）

五、小结：教培中心的管理核心——“工作地点不固定，数据必须在线跑”

个旧市教培中心的特殊性在于：教研员的工作地点不固定，今天在这个学校听课、明天去那个学校参加教研活动。

传统考勤管理方式假设“人在单位”，但教研员的大部分工作时间恰恰不在单位。靠纸质登记、月底汇总，数据从一开始就是滞后的、不完整的。

这套系统的核心逻辑，就是把数据录入的“责任”从专人身上分散到每个职工自己身上。

• 职工外出听课回来，自己登录系统填一笔工作记录；
• 请假了，自己填一张请假单，系统自动推送给对应领导审批。
• 月底不需要专人集中整理，系统里已经积累了当月所有数据；
• 年底不需要翻十二个月的纸质记录，打开统计报表选择日期范围就能看到全年汇总。

对于工作地点不固定、时间弹性大的单位而言，数据只有在发生的时候就被记录下来，管理才有“实时”的可能。

当考勤和工作记录不再是“月底补”而是“当天填”，统计就不再是对着纸质表格的“考古”，而是系统里实时更新的数据看板。这才是教培中心这类机构数字化管理的关键。