国教集团计划在浙江安吉地区建设30至40家柏翠五星精品度假酒店及50至60家柏逸系列精品酒店，分布在昆铜片区、灵峰片区及章村片区。

安吉柏翠稻香居精品酒店是该规划中的首个项目，位于安吉县梅溪镇姚良村，建设用地6658.6平方米，建筑面积约4633平方米，拥有25间客房，配套书吧茶室、酒吧、泳池、健身房等设施，定位为田园休闲度假的精品超五星酒店。

一、场景痛点：招标采购管理的“资料三乱”

国教集团招标采购部负责安吉地区所有项目的招标采购工作，涉及大量资料的收集、整理与归档。传统管理模式下，几个问题始终困扰着部门：

痛点一：文件管理靠手工建目录，查一次翻半天

招标文件、投标资料、评标记录、合同文件——所有资料靠手工建立文件夹目录进行存档。

项目多了以后，目录层级越来越深，文件散落在不同文件夹中。想要查找某个项目的特定文件，需要逐级打开文件夹翻找，效率低下且容易遗漏。

痛点二：供应商资料靠Excel，越记越乱

投标商信息、工程商资料用Excel表格整理存储。

随着项目增多、供应商数量增加，Excel文件越来越大。同一个供应商参与了多个项目投标，但在Excel中只能在不同的行中分别记录，无法形成完整的供应商档案。

供应商的资质文件、历史报价、履约情况——这些关键信息散落在不同表格中，查询不便。

痛点三：投标资料、评标资料、价格信息无法系统化管理

每次招标产生的投标文件、评标打分记录、设备材料报价——这些资料在招投标结束后往往被归档后就“沉睡”了。

后续项目再做类似工程时，无法快速调取历史价格参考，设备材料的定价缺乏数据支撑。

二、方案简介：从“Excel管资料、手工建目录”到“项目统一编号、招标全程可溯”

基于云表平台，国教集团招标采购部自主搭建了一套工程项目招标管理系统。

系统以“项目立项”为起点，通过项目所在地编号与工程分类编号组合生成唯一的项目招标编号，贯穿整个招标流程。

系统覆盖工程分类管理、项目所在地管理、招标项目资料管理等核心功能，实现从立项、编制工程量清单、招标、答疑、评标到合同移交的全过程资料管理。

（系统框架）

核心改善数据对比

三、方案亮点：三大机制让招标管理“过程有记录、资料可追溯”

亮点一：双编码组合生成唯一项目编号——每个项目都有自己的“身份证”

系统设计了项目所在地编号和工程分类编号两个基础数据模块。

• 项目所在地编号（如安吉姚良=YL、安吉灵峰=LF）标识项目的地理位置；
• 工程分类编号（如基建=ZCB、室内装饰=JZX、园林景观=YLJG）标识工程的专业类别。

两个编码组合，形成唯一的项目招标编号，贯穿整个数据库系统。通过这个编号，可以快速定位到任何一个项目的全部招标资料。

亮点二：全过程招标流程管理——从立项到合同移交，每一步都有记录

系统按照招标业务的实际流程设计：

• 立项阶段登记项目基本信息、编制工程量清单；
• 招标阶段管理投标商信息、发布邀标函、记录答疑；
• 评标阶段确定中标单位、草拟合同、报法务审批；

最终发放中标通知书并移交工程部。

每个环节产生的文件都归集到对应的项目编号下，形成完整的招标档案。

亮点三：工程分类与项目所在地标准化——不同项目相同专业可对比

系统建立了标准化的工程分类体系（涵盖园林景观、变配电及供电、消防系统、厨房设备设施、污水处理、建筑智能系统、暖通空调、电梯、生活水处理、外立面装饰、室内装饰、基建等），以及项目所在地标准化编码。

同一工程分类在不同项目中的历史数据可以快速调取对比——做新项目的室内装饰招标时，可以参考之前项目室内装饰的投标报价、中标单位、合同金额等信息。

四、产品功能介绍：按业务场景划分的三大功能模块

（一）基础数据管理模块

• 工程分类编号：按工程专业类别建立标准化分类（园林景观、变配电、消防、暖通、电梯、室内装饰、基建等），统一编码
• 项目所在地编号：按安吉各片区建立所在地编码（姚良、灵峰、神游坞、莫劳坞、章村园中园等）

（工程分类编号）

（工程分类编号表）

（项目所在地编号）

（项目所在地编号）

（二）招标项目管理模块

• 项目立项登记：项目编号自动生成（由所在地代码+工程分类+序号组合）、项目名称、立项日期、施工范围
• 清单编制单位管理：记录工程量清单编制单位信息
• 招标代理管理：记录招标代理机构信息
• 设计单位管理：建筑设计、装修设计、园林景观、灯光、软装家具等各专业设计单位信息

（项目管理）

（三）招标全流程管理模块

• 投标商管理：供应商信息统一管理，历史投标记录可追溯
• 答疑管理：招标答疑记录归档
• 评标管理：评标过程记录、中标单位确定
• 合同管理：草拟合同、法务审批、合同移交工程部

（招标项目管理）

五、小结：招标管理数字化的核心——“让每个项目的招标资料都有迹可循”

国教集团安吉项目的招标管理场景，反映了一个普遍问题：项目多、资料多、供应商多，但管理工具却停留在“文件夹+Excel”时代。

资料存进去了，但“存进去容易、找出来难”。

一个项目的招标文件、投标资料、评标记录、合同文件——这些资料在项目结束后本应是宝贵的经验资产，但因为缺乏系统化的管理手段，最终变成了“沉睡在文件夹里的历史”。

这套系统的核心逻辑并不复杂：

• 给每个项目一个唯一的编号，让所有招标资料都挂在这个编号下面；
• 给每个供应商建立档案，让所有投标记录都关联到同一主体；
• 按工程专业分类归档，让同类项目的历史数据可以被快速调取对比。

当每一份招标文件、每一次投标记录、每一份合同都能在几秒钟内被定位到时，招标采购部门的工作效率就上来了，决策的依据也扎实了。

对于正在大规模建设精品酒店集群的国教集团而言，这套系统的价值会随着项目数量的增加而持续放大。

当新建一个酒店项目时，可以快速调取前几个同类项目的招标数据作为参考——哪个供应商报价合理、什么材料价格在什么区间、哪个施工单位履约良好——

这些经验不再依赖“经办人记得住”，而是“系统里查得到”。这才是集团化项目管理的核心竞争力。