在电子元器件贸易这个行当，订单多、品种杂、往来频繁是常态。

上海比葛尼电子科技也是遇到同样的糟心事：业务做着做着，数据就乱了。

报价在微信里、订单在Excel里、发票在财务那里，想查个历史成交价得翻半天聊天记录。

更头疼的是，同样的客户再来询价，同样的产品要出货，每次都得从头填一遍单子，既浪费时间又容易出错。

一、场景痛点：贸易公司的“三张皮”难题

比葛尼的业务流程不算复杂，但涉及的环节不少：销售接单、采购备货、仓库发货、财务开票，一环扣一环。以前这套流程全靠Excel和微信支撑，问题慢慢就暴露出来了。

1.报价和订单对不上

销售给客户报价时，用的是自己做的Excel模板，报完价就存电脑里。等到客户确认订单，重新填一张订单表，两边的产品型号、单价偶尔会不一致。等发货时发现价格错了，要么自己亏钱，要么跟客户扯皮。

2.翻历史订单比翻书还累

老客户返单是常有的事，但想查上次买了什么、什么价格，得去一堆Excel文件里翻，文件名乱七八糟，打开一看还不一定是最终版。

比如客户打电话说“跟上次一样再来一批”，相关负责人在电脑前翻了十分钟没找到上次的订单。

3.开票环节最磨人

销售要开票，得把订单信息重新录入一遍到财务的Excel表里，财务再根据这些信息手工开票。录入过程中型号写错、金额输反的情况时有发生，发票开错了还得作废重开，一来一去耽误好几天。

4.库存查不准，不敢接单

仓库里到底还有多少货，销售心里没底。有时候接了单，安排发货时才发现库存不够，赶紧补采，客户那边等着急，催单电话一个接一个。

5.数据查起来费劲

管理者想看看今年每个月的销售情况，销售部得花半天时间从各个Excel里汇总，汇出来的数据还不一定准。想查某个产品进过多少次货、卖给过哪些客户，根本无从下手。

二、方案简介：用云表把业务串成一条线

因此，管理者一直想找个合适的软件把这些问题解决了。

市面上进销存软件不少，但要么功能太死板改不了，要么价格高得离谱。后来接触了云表低代码开发平台，发现这玩意儿跟自己想的差不多——画表格就能搭系统，业务人员自己就能上手。

短短时间内，比葛尼自己搭出了一套企业管理系统，把销售、采购、库存、财务串到了一起。以前分散在Excel和微信里的数据，现在都在一个平台里跑。

三、方案亮点：让数据在业务里自己跑

亮点一：报价单变订单，信息不走样

以前报价和订单是两张皮，现在系统里报价单填完，客户确认后直接生成销售订单，所有产品型号、单价、折扣自动带过去，不用重新录入。

更省事的是，报价单打印模板可以自己设计，生成PDF直接发给客户，格式规范、看着也专业。

亮点二：老客户返单，点一下就搞定

同一个客户又来订货，不用重新填一遍。在销售订单页面找到历史订单，点一下“复制”，整张单子的客户信息、产品明细全带过来，改个数量、确认一下价格就行。

亮点三：开票从“手工敲”变“一键导”

销售开票申请填完后，系统里有个“开票清单模块”，能自动生成发票平台认得到的文件格式。财务拿到这个文件，导入开票系统就完事了，不用再一行一行敲。以前开票忙活半天，现在半小时全部搞定。

亮点四：库存追溯，料号一查全知道 

仓库里某个料号的产品，想查它进过几次货、出过几次库、现在还有多少，在库存查询表里输入料号，所有记录全出来。

亮点五：销售数据按月看，交叉表一拉就出来 

管理者想看看今年每个月的销售情况，以前得等销售部汇总。现在系统里有个交叉表查询，选一下年份，每个月的销售数据就出来了，按项目、按产品都能看。

四、八大核心功能模块介绍

比葛尼用云表搭的系统，功能模块都是按实际业务需求来的，没有花里胡哨的东西，但每个模块都能解决实际问题。

1. 主页：业务看板一目了然

系统主页集成了销售、采购、库存、财务几个核心模块的快捷入口。

打开系统，当天要处理的订单、待审核的采购、库存预警，全都显示在首页。不用点来点去找功能，一打开就知道今天要干啥。

（系统界面）

2. 销售订单：历史数据随便用

销售订单页面负责订单信息录入。

有个特别实用的功能：可以把原始订单文件（客户发来的邮件、微信截图）通过网盘附件挂到订单上，以后查单子的时候，附件一点就开。报价文件也能关联过来，随时核对当初报的是什么价。

相同客户再来订单，点“复制历史订单”，之前填过的客户信息、产品明细全带过来，只需要改数量和交期。销售员每天要处理几十张单子，这个功能帮了大忙。

（销售订单）

（销售订单表）

3. 报价单模板：想怎么设计就怎么设计

报价单打印模板可以自己画，公司Logo放哪、表格几列几行、字体大小，全由自己定。

填好报价单，点一下打印，直接生成PDF文件，发给客户就行。出库单也一样，配合送货单打印模板，出库的时候既能扣库存，又能生成送货单PDF，司机拿着就能去送货。

（报价单）

（送货单）

（出库单）

4. 销售发票申请：发票和订单绑死

开票申请填好后，系统里有个发票记录模板，能把订单和发票关联起来。开票清单模块更厉害：生成的格式是税务平台能认的，导入进去就能开票，不用手工录入。

（开票清单）

（销售发票申请表）

（销售发票记录单）

5. 销售查询：想怎么查就怎么查

可以根据各种条件查订单：按客户查、按日期查、按产品查、按金额查。查出来的数据可以生成报表，供业务复盘用。

采购订单也一样，支持多个打印模板，不同供应商要不同格式的报价单，系统里切一下模板就行。

付款申请这块也做了细分：两种不同的付款申请单，一种付订单款，一种付其他费用（运费、杂费啥的）。一个付款申请可以对应多个订单，财务不用拆单处理。

（利润表）

（项目状态查询）

（付款申请表-直接采购）

（间接付款申请表）

6. 库存查询表：料号一输，全记录出来

输入产品料号，这个产品所有的库存记录全出来：什么时候进的、进了多少、什么时候出的、出给谁了、现在还剩多少。采购需要追溯产品质量问题时，这个功能特别管用。

交叉表查询是管理者最喜欢的：选一下年份和项目，每个月销售数据就出来了，柱状图、折线图跟着生成，开会做PPT直接截图用。

（商品库存余额表）

7. 报备信息管理表：客户和代理商一起管

贸易公司少不了跟代理商打交道。哪个代理商报备了哪个客户、跟进到什么程度、有没有成交，都在这个表里记着。

业务员离职交接，新来的打开表一看，客户情况清清楚楚，不会漏单、也不会抢单。

（报备信息查询表）

五、小结

上海比葛尼电子科技这套系统，本身而言就是用云表把贸易公司那点事儿理清楚了。

报价有地方存、订单有地方记、发票有地方对、库存有地方查，数据在一套系统里跑，不用来回倒腾Excel。

“以前业务员一天到晚填表、对账、查库存，忙得脚不沾地。现在系统帮他们把杂活儿干了，能腾出时间多跑几个客户。对我来说，想看什么数据随时能看，心里踏实多了。”

微型企业做数字化，不一定非要花大钱买套复杂的ERP。

像比葛尼这样，业务人员自己动手，用低代码平台搭一套贴合实际的系统，反而更实在、更好用。